GlobalSign Blog

14 Aug 2014

Warum digitale Signaturen die perfekte Lösung für die AEC-Branche ist

Während zahlreiche Unternehmen in der Architektur, Ingenieur- und Bauwesen-Branche (AEC) elektronische Arbeitsabläufe eingeführt haben, gibt es immer noch eine Komponente, die nicht selten in der Papierwelt stecken geblieben ist: Signaturen. Viele verlassen sich immer noch auf Ausdrucken und persönliches Unterschreiben.

Glücklicherweise gibt es einen besseren Weg! Digitale Signaturen sind eine bewährte Alternative zu handgeschriebenen Unterschriften. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Gründe, die für eine digitale Signatur sprechen.

Keine Bange. Wir halten Ihnen keinen Vortrag über die Umwelt, aber dies ist ein wichtiger Punkt, der nicht übersehen werden sollte.

"Ein typisches Bauvorhaben von 100 Mio. $ erzeugt 150.000 einzelne Dokumente: Technische Zeichnungen, Verträge/juristische Dokumente, Bestellungen, Auskunftsverlangen und Pläne". (Quelle)

Selbst wenn nur ein Viertel davon unterschrieben werden müsste, und angesichts der oben aufgeführten Art der Dokumente scheint dies eine konservative Schätzung zu sein, wären dies immer noch 37.500 Dokumente - für ein einziges Projekt!

Wenn die "Go Green"-Mentalität nicht überzeugend genug ist, denken Sie an die damit verbundenen Kosten - das Papier selbst, Drucker (und die unvermeidliche Wartung der Drucker), Tinte, Toner, Lagerung etc. Dies führt uns zum nächsten Punkt ...

2. Gemeinkosten senken

Wenn diese Dokumente ausgedruckt und unterschrieben sind, müssen sie noch dem Empfänger übermittelt werden. Das treibt die Kosten weiter in die Höhe.

"Es kann bis zum 31-fachen des ursprünglichen veranschlagten Betrages kosten Informationen auf Papier zu verschicken ( Drucken, Kopieren, Portokosten, Lagerung, Archivierung, Wiederverwertung, etc.)." (Quelle)

Wenn Sie die Dokumente wieder in Ihren elektronischen Arbeitsablauf bringen wollen, müssen Sie jedes Dokument wieder in Ihren Computer scannen, bevor Sie es an die entsprechenden Personen senden können. Die Zeit zum Scannen eines Dokuments mag trivial erscheinen. Aber wenn Sie die oben dargelegte durchschnittliche Anzahl an Dokumenten pro Projekt bedenken, kann dies eine echte Belastung für Ihre internen Ressourcen darstellen.

Statt zu Scannen, entscheiden Sie sich dann doch für die herkömmliche Art und senden Ihre Unterlagen physikalisch. Sie eliminieren die Zeit für das Scannen, aber Sie brauchen Zeit zur Vorbereitung des Versands und Sie haben die Kosten für den Versand selbst.

"Die AEC-Branche gibt geschätzte 500 Millionen $ und mehr pro Jahr dafür aus, Pläne mit Kurierdiensten wie FedEx von einer Fachrichtung zur anderen zu bewegen." (Quelle)

Egal wie Sie sich entscheiden, es erwarten Sie erhebliche Mehrkosten, um diese Unterschriften dorthin zu bekommen, wo sie hingehen müssen.

Andere, weniger offensichtliche Kosten entstehen durch das Hin-und-Her-Wechseln zwischen elektronischen Prozessen und papierbasierten Arbeitsabläufen. Die manuelle Wiederaufnahme, aufgrund der zweigleisigen Verwendung von Papier und von elektronischen Dateien plus das Empfangen von Entwurfsänderungen in Papierform (von externen Unternehmen), wurde auf ein Kostenvolumen von 463 Millionen $ in der Entwurfsphase und 28 Millionen $ in der Bauphase geschätzt.

3. Projektzeitpläne verkürzen

Wir haben die Kosten für die zusätzlichen Schritte besprochen, die mit auf Papier geleisteten Unterschriften verbunden sind. Genauso wichtig sind die Auswirkungen auf Projektzeitpläne. Es dauert lange das Dokument auszudrucken, den notwendigen Unterzeichner zu finden, dann das Dokument zu scannen und per E-Mail oder Post an den Empfänger zu senden ... und dabei ist noch nicht berücksichtigt, das vielleicht mehrere Unterschriften benötigt werden! Schätzungen gehen davon aus, dass man mit einem nahtlos ablaufenden elektronischen Prozess die Zeitpläne um bis zu 10 Prozent komprimieren könnte (Quelle).

Die Verkürzung der Lieferzeiten für Unterlagen war einer der Hauptgründe warum unser Kunde Clough Harbor Associates (CHA) digitale Signaturen implementierte.

"Erst jüngst signierte ein Partner ein 150-Seiten-Dokument, das einem Kunden sofort innerhalb von Minuten statt von Tagen geliefert werden konnte." Lesen Sie die vollständige Fallstudie (in Englisch)

Reduzieren des Papierverbrauchs, Kostensenkungen und schnellere Dokumentenlieferung sind nur einige der Gründe, warum die AEC-Branche den Schritt von papierbasierten, handgeschriebenen Unterschriften zu digitalen Signaturen machen sollte. Verwenden Sie derzeit digitale Signaturen? Warum haben Sie gewechselt? Teilen Sie uns Ihre Kommentare mit!

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