In den letzten Jahren hat sich die Unternehmenseffizienz stetig weiterentwickelt, und die Akzeptanz von Lösungen für das digitale Signieren von Dokumenten wird immer größer. Doch wo kommen elektronische Signaturen ins Spiel, und welche Methode schützt interne Dokumente am besten? In diesem Artikel erfahren Sie, was den Hauptunterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen ausmacht, was eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist und wann und warum Sie mit einer solchen unterschreiben sollten.
Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronische Signaturen?
Seien wir ehrlich, die Begriffe ‚elektronische Unterschrift‘ und ‚digitale Unterschrift‘ werden oft austauschbar verwendet, aber wenn es um die Gewährleistung der Integrität eines Dokuments geht, gibt es einen großen Unterschied. Eine einfache elektronische Signatur kann keine Identitätsprüfung beinhalten, während eine digitale Signatur eine starke Identitätssicherung bietet.
Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?
Bei elektronischen Signaturen gibt es drei Stufen: Simple, Advanced und Qualified.
Eine Simple Electronic Signature (SES) ist die einfachste Variante und erfordert nur eine Kopie einer Signatur. Im Gegensatz zu den Stufen Advanced und Qualified bietet sie keine Sicherheit, dass das Dokument geändert wurde, und es gibt keine zuverlässige Verifizierung der Identität des Unterzeichners. Das Problem ist, dass diese Art von Signatur angefochten werden kann, da es keine Belege oder Beweise dafür gibt, dass der Betreffende das Dokument unterzeichnet hat. Advanced Electronic Signatures (AES) bieten dieses Vertrauen und diese Sicherheit, und stellen zwar eine große Verbesserung dar, aber erst SES Qualified Electronic Signatures (QES) bieten ein Höchstmaß an Sicherheit, Vertrauen und Authentizität.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird durch ein qualifiziertes digitales Zertifikat gestützt, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) bereitgestellt und mit einem Qualified Signature Creation Device (QSCD) signiert wird.
Eine elektronische Signatur gilt als qualifiziert, sobald sie folgende Anforderungen erfüllt:
- Die Identität des Unterzeichners ist mit der Signatur verknüpft und wurde durch eine Bestätigung der Identität verifiziert
- Die Signaturdaten wurden unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt
- Bei den Daten, die zu der Signatur gehören, muss nachgewiesen werden können, dass sie seit der Unterzeichnung nicht manipuliert wurden
EU-weit rechtlich bindend
Da diese Signaturen eindeutig an die Identität des Unterzeichners gebunden sind, kann eine QES nicht zurückgewiesen oder ihre Zulässigkeit als Beweismittel verweigert werden, und sie wird in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als gültige rechtsverbindliche Signatur anerkannt. Daher sind qualifizierte elektronische Signaturen eine geeignete Lösung für die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen wie eIDAS (Electronic Identification, Authentication, and Trust Services).
Wann sollte ich eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden?
Organisationen sollten sich für qualifizierte elektronische Signaturen entscheiden, um ein Höchstmaß an Vertrauen und Integrität in Bezug auf alle intern erstellten und signierten Dokumente zu gewährleisten. Dabei kann es sich um Verträge, Bestellungen, Personalunterlagen, behördliche Anträge, akademische Dokumente, Finanzberichte und interne Prüfungsunterlagen handeln.
In Kombination mit „Qualifizierten Siegeln“ ermöglicht eine vollständig qualifizierte Lösung einem Unternehmen die Sicherstellung der Originalität eines Dokuments sowie der Signatur, mit der dieses Dokument genehmigt wird.
Und natürlich sind nicht alle QES-Lösungen gleich. Achten Sie darauf, sich für eine Lösung von einem QTSP zu entscheiden, der eine vollständig sichere und effiziente Technologie anbietet, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Signatur immer und überall mit Hilfe von mobilen Geräten zu authentifizieren.
Höchste Sicherheit mit wenig Aufwand
Ein Vorteil von qualifizierten Signaturen ist die einfache Handhabung für die Endnutzer. Wenn ein Mitarbeiter über ein persönliches Zertifikat verfügt, kann er eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen. Der Verifizierungsprozess könnte beispielsweise durch den Einsatz von Hardware wie Smartcards oder Token abgeschlossen werden. Aber mit der richtigen Lösung wird keine Hardware benötigt, und Unterschriften können durch mobile Authentifizierungsmethoden, wie GlobalSigns Qualified Signing Solution (kurz QSS), verifiziert werden.
QSS, ein Cloud-basierter Signierdienst, bedeutet, dass Unternehmen qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel in ihrer bestehenden Signieranwendung erstellen, einsetzen und verwalten können. Für weitere Informationen über GlobalSigns Qualified Signing Service laden Sie unser Datenblatt herunter oder klicken Sie auf die Schaltfläche unten.
