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02 Mai 2018

Vier Gründe, medizinische Unterlagen zu digitalisieren

Wenn Sie es noch nicht gehört haben: Das Einscannen und Digitalisieren von Dokumenten ist ein entscheidender Schritt für die Weiterentwicklung eines Unternehmens in die Neuzeit. Durch das Einscannen Ihrer Dokumente können Sie die Produktionszeit verkürzen, die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern, die Zugänglichkeit erhöhen, Büroplatz freisetzen und vor allem Geld sparen! Dies sind jedoch nur einige der Vorteile, die das Einscannen von Dokumenten jedem Unternehmen bieten kann. Es gibt verschiedene Vorteile ausschließlich für die Gesundheitsbranche, die durch Einscannen medizinischer Unterlagen entstehen.

1. Zugang und Speicherung

Das Speichern von Krankenakten ist ein mühsamer Prozess, von der Suche nach Platz für deren Aufbewahrung, bis hin zur Sortierung von aktiven und inaktiven Patienten, falsch abgelegten Unterlagen und natürlich dem Finden und Herausziehen der Akten für den Gebrauch. Wenn diese Akten eingescannt und in ein EMR-System (Electronic Medical Records) hochgeladen wurden, können Sie schnell darauf zugreifen, sie sind immer korrekt abgelegt und Sie müssen keinen Platz finden, um sie aufzubewahren.

Mit zunehmender Patientenzahl und wachsenden Anforderungen können medizinisch Tätige es nicht riskieren, ihre Pflichten zu vernachlässigen. Wenn ein Patient einen Arzt besucht und später eine bestimmte Frage beantwortet haben oder seine medizinischen Unterlagen sofort einsehen möchte, kann dies ziemlich mühsam sein. Jemand muss seine aktuelle Tätigkeit stoppen, zu den Krankenakten gehen, die Akte des Patienten finden, sie kopieren und sie dann dem Patienten geben. Wenn sie jedoch ein EMR-System hätten, könnten die Dateien mit einer einfachen Suche gefunden und in wenigen Minuten an den Patienten gemailt werden. Damit haben die Mediziner mehr Zeit für ihre wichtigere Arbeit und die Patienten sind glücklich - eine Win-win-Situation.

2. Kosteneinsparungen im Laufe der Zeit

Die Implementierung eines EMR-Systems ist eine Investition. Es kostet ein wenig, es zum Laufen zu bekommen und einige Praxen können es sich nicht leisten, sofort umzusteigen. Aber wie bei allen Investitionen wird sich das System immer mehr auszahlen, bis Sie mehr als die Kosten für dessen Einrichtung verdient (oder eingespart) haben. Wenn Ihr EMR eingerichtet ist, brauchen Sie weniger Personal, um Ihre Krankenakten zu verwalten, weniger Platz, um sie aufzubewahren (d. h. Sie können eine kleinere Praxis mieten) und weniger Sicherheit, um sie zu schützen.

Papierdokumente, insbesondere medizinische Unterlagen, enthalten sehr persönliche Informationen, die ein hohes rechtliches Risiko darstellen und geschützt werden müssen. Dies kann dazu führen, dass Überwachungskameras oder gar Wächter benötigt werden. All diese Dinge verringern Ihr Betriebsergebnis und verhindern Wachstum. Aber wenn das EMR läuft und Sie Platz, Personal und Sicherheit reduzieren, wird Ihr Geschäft schneller wachsen als je zuvor. Apropos Sicherheit ...

3. Sicherheit

Elektronische Dokumente und die Systeme, auf denen sie gespeichert sind, ermöglichen eine höhere Effizienz und Produktivität in einem Büro. Eine Studie von Software Advice aus 2015 fand heraus, dass:

  • Herkömmliche Büros zusätzliche sechs Stunden pro Woche für die Suche nach Dokumenten verschwenden.
  • Mitarbeiter in herkömmlichen Büros acht Stunden pro Woche mit der Erstellung von Berichten für Papierdokumente verbringen. Eine Aufgabe, die digitale Büros mit Dokumentenmanagement-Lösungen wesentlich erleichtern können.

Da es in der Regel nur ein Exemplar des Papierdokuments gibt, ist der Verlust eines Dokuments eine irreversible Katastrophe. Demgegenüber werden elektronische Dokumente mit vorgefertigten Automatisierungen sortiert, sodass menschliche Fehler wesentlich seltener auftreten, sie können auf mehreren Systemen gesichert und verschlüsselt werden. Mit mehreren gespeicherten und gesicherten Exemplaren können Sie sicher sein, dass Ihre Dateien auch bei Naturkatastrophen oder unerwarteten Stromausfällen sicher bleiben.

Beim Cloud-Hosting werden die Dateien verschlüsselt und auf externen Servern gespeichert. Sie sind nur mit einem eindeutigen Log-in zugänglich, das sie entschlüsselt. Diese Sicherheit hilft dabei, unbefugte Personen fernzuhalten, und man kann genau nachhalten, wer sich mit seiner eindeutigen ID eingeloggt hat und was er getan hat. Um die Integrität von Dokumenten zu erhalten, können Sie diese auch sperren und spätere Bearbeitung oder Vervielfältigung verhindern. Es ist einfach die beste Sicherheit, die Ihre Unterlagen haben könnten. Wenn Sie nach einem Anbieter suchen, vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen ausgewählte Firma zum Einscannen von Dokumenten konform mit den Best Practices und Vorschriften gemäß HIPAA ist.

4. Genauigkeit und Lesbarkeit

Wir haben alle die Scherze darüber gehört, wie unleserlich die Handschrift eines Arztes sein kann, von der Unlesbarkeit einiger Buchstaben bis zur vollständigen Unentzifferbarkeit seines Gekritzels. Dieses Verwirrspiel betrifft nicht nur den Patienten, wenn er versucht, ein Rezept einzulösen, sondern auch alle anderen Mediziner, die diese Unterlagen später lesen müssen. Wenn ein Arzt oder Mitarbeiter die Schrift nicht (richtig) entziffern kann, verlangsamt dies zumindest ihr Verfahren, bis sie jemanden finden, der sie lesen kann, oder den ursprünglichen Arzt, der sie geschrieben hat. Schlimmstenfalls könnten medizinische Fehler gemacht werden oder der Patient erhält die falsche Therapie. Da immer mehr Patienten gegen Ärzte klagen, ist es das Beste, sich so gut wie möglich gegen einen Behandlungsfehler zu schützen. Elektronische Patientenakten, die in perfekt lesbarer Schrift geschrieben sind, gewährleisten jedem ein einfaches und genaues Lesen, der versucht, die Informationen zu verstehen.

Aufgrund dieser ganzen Faktoren besteht kein Grund zu warten, Ihre medizinischen Unterlagen zu digitalisieren. Es ergänzt Ihre HIPAA-Compliance mit Best Practices, reduziert Kosten, erhöht die Sicherheit, verbessert die Genauigkeit und vor allem; erleichtert Ihnen und Ihren Patienten das Leben. Die Ergebnisse sind da und ich verschreibe Ihnen eine starke Dosis Einscannen von medizinischen Unterlagen (mit einer Mahlzeit einzunehmen).

Über den Autor

Brandon ist der Inhaber von Smoot Solutions - einer führenden Firma für das Einscannen von Dokumenten in Lodi, New Jersey. Sie sind Experten für Digitalisierungsdienste für Dokumente, wie Konvertierung von Papierdokumenten, Großformaten, Mikrofilmen, Einscannen von Büchern, Zeitungen usw.. Davor besaß und betrieb er eine kleine Bäckerei. Es mag wie ein großer Spagat erscheinen, aber letztendlich dreht sich seine Arbeit nur darum, Menschen glücklich zu machen. Neben der Arbeit für das Wachsen und Verbessern seines Geschäfts verbringt er gerne Zeit mit seiner Frau, seiner Tochter und seiner Familie.

Hinweis: Dieser Blog Artikel wurde von einem Gastautor geschrieben, um unseren Lesern eine breitere Vielfalt an Inhalten anzubieten. Die in diesem Gastautorenartikel ausgedrückten Meinungen sind nur die des Autors und geben nicht unbedingt die von GlobalSign wieder.

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