GlobalSign Blog

14 Sep 2017

Digitale Signaturen für das papierlose Büro

In den Wirtschaftsnachrichten wird nicht selten mit dem Begriff "papierlos" nur so um sich geworfen. Unternehmen, die es mit einer großen Zahl physischer Dokumente zu tun haben, reagieren auf das Konzept der papierlosen Arbeitsweise wahlweise ausgesprochen interessiert oder aber skeptisch. Die Umstellung auf eine papierlose Büroumgebung wirkt sich allerdings durchaus positiv auf Geschäftsprozesse aus. Wie das haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Effizienter arbeiten

Die tägliche Bearbeitung von physischen Dokumenten ist aufwendig. Man muss nur einmal die Zeit zusammen rechnen, die man braucht, um Dokumente einzeln auszudrucken, die Dokumente unterschreiben zu lassen, die Dokumente für den Versand vorzubereiten und darauf zu warten, dass die Post oder der Kurier den betreffenden Empfänger erreichen.

Die Gesamtzeit wäre die Zeit, die Sie mit Hilfe von digitalen Signaturen sparen. Wenn Sie etwa ein Dokument mit einer Dokumentenbearbeitungssoftware erstellen, müssen Sie es nur mit einer digitalen Signatur signieren und das Dokument an den Empfänger senden.

Papierkosten sparen

Digitale Signaturen sparen eine Menge Papierkosten. Wenn Sie Ihre Dokumentenbearbeitung online erledigen, sparen Sie jährlich mindestens 10.000 Blatt Papier. Damit senken Unternehmen zugleich Drucker- und Wartungskosten – und das wollen die meisten. Wenn Sie sperrige Schränke durch kompakte Festplatten oder das Speichern in der Cloud ersetzen, schaffen Sie zugleich Platz im Büro. Mit wenigen Klicks bekommen Sie das Dokument, das Sie benötigen direkt auf den Bildschirm. Das schier endlose Durchwühlen von Papierakten entfällt.

Geschäftsprozesse, flexibler als je zuvor

Stellen Sie sich vor, alle Unternehmen würden digitale Signaturen einführen. Genau wie sich die internen Geschäftsprozesse verbessern, gehen auch B2B-Transaktionen schneller als jemals zuvor vonstatten. Die Zahlungsabwicklung vereinfacht sich Angebote und Rechnungen gehen sofort ein.

Der zum Bearbeiten von Verträgen notwendige Zeitaufwand sinkt, so dass Sie mehr Projekte und Deals in kürzerer Zeit abschließen können. Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten, können Sie alle mit nur wenigen Mausklicks digital signieren.

Besserer Service für Ihre Kunden

Und mit einem beweglicheren Geschäftsmodell sind letztendlich die Kunden die Gewinner. Wer will nicht die Dinge, die man will, genau dann haben, wann man sie will? Auf entsprechende Kaufdokumente zu warten, würde der Vergangenheit angehören. Jetzt können Kunden ihre Aufträge signieren, wo immer sie sind. Sie kommen Rechnungen, Lieferscheine und andere notwendige Dokumente doppelt so schnell zum Kunden bequem vom Büro aus.

Transaktionen und zeitlich sensible Dokumente schützen

Jeder erfahrene Trickbetrüger kann Ihre Unterschrift fälschen. Digitale Signaturen beseitigen diese Sorge, da Ihre elektronische Identität und Signaturberechtigung von einer externen Zertifizierungsstelle (wie GlobalSign) verifiziert wurde. Sie gewährleistet, dass die Person, die eine Signatur einfügt, tatsächlich die richtige ist und ein legitimes Mitglied der Firma ist, die sie vertritt. Zertifizierungsstellen sind an dieser Stelle so etwas wie der digitalisierte Notar Ihrer Signatur. Abgesehen davon, sind viele digitale Signaturen mit einer Zeitstempel-Funktion ausgestattet, die den genauen Zeitpunkt und das Datum verifiziert, an dem das Dokument signiert wurde. Das kann kein Trickbetrüger jemals reproduzieren.

Wie offen sind Unternehmen für digitale Signaturen?

Die meisten Unternehmen begrüßen heutzutage die Idee, digitale Signaturen einzusetzen. In der Tat nutzen einige von ihnen bereits die Technologie. Bei einer kürzlich durchgeführten Untersuchung fand Software Advice heraus, dass in den letzten drei Jahren 77% der Unternehmen ein Dokument elektronisch signiert haben. Weitere 77% der Unternehmen sprachen sich dafür aus, Verträge und Formulare mit elektronischen Signaturen zu signieren. Sie haben auch bereits Dokumente online an die jeweiligen Empfänger zugestellt.

Diese Zahlen sind ein guter Indikator dafür, dass das papierlose Modell möglich ist. Wenn man die Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Umsetzung beachtet. Wir leben nun mal in einem Zeitalter in dem alles so schnell wie möglich erledigt werden muss. Man kann kaum leugnen, dass digitale Signaturen schnell und bequem sind. Wir erwarten, dass die Akzeptanz in dem Maße weiter steigt, in dem sich die Gesellschaft der digitalen Welt anpasst.

Aber Moment. In der Studie und den genannten Beispielen ging es um elektronische Signaturen, nicht digitale Signaturen. Es klingt als sei damit etwas dasselbe gemeint, aber es gibt einige wichtige Unterschiede. Im Gegensatz zu elektronischen Signaturen sind digitale Signaturen standardisiert und basieren auf Kryptografie mit öffentlichen Schlüsseln. Wie oben erwähnt, wird die Identität des Signierers durch einen Drittanbieter verifiziert und die Signatur ist an eine kryptografische Operation gebunden, die Authentifizierung des Signierers, Unleugbarkeit, Dokumentenintegrität und Zeitstempel, von Drittanbietern unterstützt.

Sind nun digitale Signaturen gut für’s Geschäft? Die Antwort ist ein klares JA. Während eine elektronische Signatur ein Symbol, ein Ton oder Prozess sein kann, das/der auf elektronischem Wege aufgezeichnet wurde, bietet eine digitale Signatur mehr Authentizität durch weitere Sicherheitsfeatures. Und wer will keine sichereren Online-Transaktionen?

Example digitally signed and certified PDF

Beispiel digital signiertes und zertifiziertes PDF

Profitiert Ihre Branche vom Einsatz digitaler Signaturen?

Wenn Ihr Unternehmen in einer Branche tätig ist, die jeden Tag mit mehr als 10 Dokumenten zu tun hat, sollten Sie darüber nachdenken, digitale Signaturen einzuführen. In einer separaten von Software Advice durchgeführten Studie, wurde versucht zu bestimmen, welche Branchen am meisten von elektronischen Signaturen profitieren würden. Die Finanzbranche nahm mit 39% den Spitzenplatz ein, gefolgt von Personalwesen und der juristischen Branche mit 17% beziehungsweise 14%. In diesen Branchen werden jeden Tag unzählige Formulare und Verträge unterzeichnet. Der Berufsstand ist buchstäblich auf Unterschriften angewiesen. Für diese Branchen ist es wichtig, ihre Geschäftstätigkeit mit digitalen Signaturen zu optimieren.

Software Advice, they tried to determine which industries would benefit from electronic signatures the most

(Quelle)

Digitale Signaturen werden den Weg in eine papierlose Zukunft ebnen. Es ist also  an der Zeit, die Idee eines Upgrades für den Bürobetrieb vorzuschlagen. Das Eliminieren von Papier spart Zeit, Geld und Ressourcen, und hat das Potenzial sich positiv auf die Meinung von Kunden und deren Erfahrung mit den jeweiligen Geschäftsprozessen auszuwirken. Kryptografie-basierte digitale Signaturen gewährleistet, dass die nötige Sicherheit gewährleistet ist.

Wenn Sie mehr über digitale Signaturen und deren Rolle für einen modernen Arbeitsplatz erfahren möchten, finden Sie hier unser Webinar Einführung in digitale Signaturen.

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