Wat is het en wat voor uitwerking hebben ze op bedrijven buiten de EU?
Na de aankondiging van de Europese Commissie op 18 april 2019 zijn bedrijven mogelijk niet op de hoogte dat de richtlijn inzake elektronische facturering van kracht is geworden. De reden daarvoor is dat dit niet noodzakelijk wordt beschouwd als belangrijk nieuws, vooral omdat de meeste bedrijven al enige tijd een factureringssysteem gebruiken. Het doel van dit artikel is daarom een overzicht geven van de punten waaraan bedrijven aandacht moeten schenken en, in sommige gevallen, erop wijzen dat sommige bedrijven hun verplichtingen in het kader van de btw-richtlijn van de EU al jarenlang niet nakomen.
Wat is het doel van de richtlijn inzake elektronische facturering (Richtlijn 2014/55/EU)?
In 2014 introduceerden de EU-landen en de Europese Commissie een standaard voor elektronische facturering. Vóór deze datum werden verschillende e-factuurformaten gebruikt in de EU. De verwerking hiervan kostte extra tijd en middelen en leidde tot hoge kosten voor bedrijven en overheidsdiensten.
Vanaf 18 april 2019 – de deadline voor de omzetting van de richtlijn in nationale wetgeving van de EU-landen – moeten overheidsinstanties die overheidsopdrachten uitschrijven in de EU voldoen aan de Europese standaard inzake elektronische facturering en in staat zijn om elektronische facturen correct te ontvangen en verwerken, met als resultaat een vlotte stroom binnen de EU.
De nieuwe standaard zorgt voor de tijdige en automatische verwerking van de elektronische facturen en betalingen van bedrijven, waardoor bedrijven hun contracten in elke lidstaat gemakkelijker kunnen beheren en overheidsopdrachten aantrekkelijker worden.
Voor wie heeft de nieuwe richtlijn inzake elektronische facturering gevolgen?
De richtlijn is van toepassing op alle overheidsinstellingen in de EU, zoals nationale of lokale overheden en onderwijsinstellingen. Het is belangrijk op te merken dat de richtlijn het gebruik van elektronische facturering niet verplicht. Overheidsinstanties mogen nog steeds papieren facturen aanvaarden, hoewel veel landen hier geleidelijk van weg stappen. De grote verandering is dat onder de nieuwe richtlijn, wanneer ze een elektronische factuur ontvangen die voldoet aan de nieuwe normen, deze moeten aanvaarden en verwerken.
Dit betekent dat leveranciers die zakendoen met overheidsinstellingen in de EU ervoor moeten zorgen dat hun elektronische facturen voldoen aan de normen vastgelegd in de richtlijn.
Bron van afbeelding: CEF Digital
Vóór de richtlijn inzake elektronische facturering – facturering en fraude
Bedrijven ontvangen op verschillende manieren facturen – op papier, een PDF-scan, per post, via e-mail, webportal enzovoort. Daardoor kunnen criminelen een factuur of deel van het proces op verschillende manieren manipuleren. Ze kunnen bijvoorbeeld een virus als bijlage, duplicaten of een melding van valse accountgegevens verzenden via e-mail. Hoe ingewikkelder het proces, hoe hoger het risico.
Er zal moeten worden nagedacht hoe met deze fraude wordt omgegaan. Hoe worden aanzienlijke bedragen gerecupereerd? Om nog maar te zwijgen over het risico dat het merk van een bedrijf loopt.
|
In 2018 waren er 3.280 gevallen van oplichting met facturen en bankmachtigingen bij bedrijven, met een gemiddeld verlies van maar liefst 28.000 pond per geval. Gelukkig kon ongeveer 29,6 miljoen pond van het geld verloren bij factuurfraude worden gerecupereerd. |
De rol van de btw-richtlijn – authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud
Het is al jarenlang duidelijk dat er nood is aan beveiliging van elektronische facturen – inclusief het voorkomen van corruptie en het bewijzen van de identiteit van de factuuraanbieder. De btw-richtlijn van de EU bevatte al bepalingen hiervoor in 2006.
Volgens de btw-richtlijn (artikel 233) is elke belastingplichtige (d.w.z. leverancier en afnemer) verplicht om de "authenticiteit van de oorsprong" (d.w.z. de identiteit van de opsteller van de factuur) en de "integriteit van de oorsprong" (d.w.z. de inhoud van de factuur is niet gewijzigd sinds het moment van uitreiking) te garanderen. Een van de belangrijkste methodes die de btw-richtlijn voorstelt, is het gebruik van geavanceerde elektronische handtekeningen.
De nieuwe richtlijn inzake elektronische facturering bouwt voort op deze bepalingen van de btw-richtlijn, inclusief de mogelijkheid om geavanceerde elektronische handtekeningen te gebruiken om de authenticiteit en integriteit van facturen te garanderen, en bepaalt dat alle afzenders van elektronische facturen, niet enkel btw-entiteiten, dit moeten kunnen garanderen.
Wat zijn de gevolgen?
Houd rekening met het volgende:
- Alleen facturen in de specifieke gestructureerde indeling worden erkend als geldige elektronische facturen in de EU.
- Vanaf 18 april 2019 moeten instellingen in elke EU-lidstaat elektronische facturen die voldoen aan de normen van de richtlijn kunnen ontvangen en verwerken. Regionale en lokale autoriteiten kunnen een uitzondering krijgen voor een extra jaar.
Hoe zit het met bedrijven buiten de EU?
Volgens de richtlijn moeten overheidsinstanties binnen de EU elektronische facturen die voldoen aan de normen van de richtlijn aanvaarden.
Dit betekent dat leveranciers – ongeacht waar hun hoofdzetel zich bevindt – die zakendoen met overheidsinstellingen in de EU ervoor moeten zorgen dat hun elektronische facturen voldoen aan de normen vastgelegd in de richtlijn. Als u een wereldwijd bedrijf bent dat facturen naar verschillende landen in de EU stuurt, dan moet u voldoen aan alle vereisten om conform te kunnen werken. Wij hebben ons in dit artikel gericht op de vereisten inzake authenticiteit en integriteit, maar de volledige richtlijn vindt u hier. CEF Digital biedt ook handige hulpmiddelen om conform te kunnen werken.
Wat betreft de bedrijven in de EU die hun bestaande oplossing voor elektronische facturering nog niet hebben aangepast om conform te zijn, waar wacht u nog op?
Hoe GlobalSign kan helpen
GlobalSigns populaire Document Signing Service (DSS) is een cloud-gebaseerde, uiterst schaalbare API-oplossing die naadloos geïntegreerd kan worden in oplossingen voor digitale workflows en de veilige en conforme ondertekening van documenten mogelijk maakt.
Met DSS kunt u eenvoudig geavanceerde elektronische handtekeningen direct integreren in bestaande workflows voor het aanmaken van elektronische facturen, zonder dat daarvoor aanzienlijke ontwikkelingstijd, PKI-expertise, investeringen in hardware of voortdurend beheer nodig zijn.
Meer informatie over hoe GlobalSigns Digital Signing Service de nieuwe EU-richtlijn ondersteunt, vindt u op https://www.globalsign.com/nl-nl/lp/e-facturatie-richtlijn-dss/.
Voor meer algemene informatie over onze Digital Signing Service, gaat u naar https://www.globalsign.com/nl-nl/digitale-handtekeningen/cloud/.
