Les notaires ont pour rôle d’authentifier et de certifier les documents juridiques ainsi que les signatures qui y figurent. Avec la mondialisation et la montée en puissance de la numérisation des services publics, la profession notariale a vu ses pratiques et ses processus évoluer rapidement. Cette transformation s’est accompagnée de nouvelles réglementations, mises en place pour garantir l’intégrité de ces procédures juridiques essentielles face aux menaces croissantes en matière de sécurité numérique.
Parmi les transformations les plus marquantes de la profession, la montée en puissance de la notarisation numérique occupe une place centrale. Ce mode de certification permet désormais de signer et de faire notarier des documents de manière électronique. Ses avantages sont considérables, tant pour les professionnels du droit que pour les particuliers et les entreprises. En supprimant la contrainte des déplacements et des rendez-vous en personne, la notarisation numérique rend les services notariaux plus accessibles et permet un traitement plus rapide et plus efficace des documents juridiques.
Toutefois, la dématérialisation des documents et des procédures juridiques expose le processus notarial à de nouvelles vulnérabilités, si elle ne s’accompagne pas de dispositifs de protection adaptés. Pour faire face à ces enjeux, la profession doit adopter des pratiques de cybersécurité strictes, en mettant l’accent sur la protection des données et le respect des exigences réglementaires. L’objectif : garantir la sécurité des documents juridiques sensibles et préserver l’intérêt général.
- Notarisation en ligne à distance et notarisation classique
- Cadres juridiques pour la notarisation en ligne à distance (RON, Remote Online Notarization)
- Rôle des signatures et sceaux numériques pour les services de notarisation en ligne à distance
- Applications pratiques des signatures et sceaux numériques pour le notariat
- De l’importance de la confiance dans la notarisation en ligne à distance
Notarisation en ligne à distance (RON) et notarisation classique
La notarisation consiste à faire authentifier un document juridique par un notaire, chargé de vérifier l’identité des signataires et la validité de l’acte. Le processus reste globalement le même, qu’il soit effectué de manière traditionnelle ou numérique, même si certaines différences notables tiennent à la façon dont il est mis en œuvre.
Lorsqu’un document est notarié par voie numérique, il convient de distinguer deux formes de notarisation. La notarisation électronique désigne, de manière générale, les actes notariés effectués sous format numérique, y compris en présentiel, avec une signature apposée sur un appareil comme une tablette ou un ordinateur portable.
Une autre option consiste à signer et faire notarier un document entièrement en ligne : c’est ce que l’on appelle la notarisation en ligne à distance (Remote Online Notarization – RON).
Traditionnellement, pour faire notarier un acte, les signataires doivent se présenter physiquement devant un notaire assermenté afin de prouver leur identité, avant que le document ne soit signé et authentifié. Avec un service de RON, cette vérification peut s’effectuer lors d’un appel vidéo / audio en direct, tandis que la signature s’effectue de manière électronique.
Avec des services plus accessibles, la notarisation en ligne à distance se démocratise et tend à devenir une pratique courante. Elle présente en effet plusieurs avantages :
- Gain de temps et d’efficacité : En supprimant les déplacements et la gestion de documents papier, les rendez-vous en ligne accélèrent sensiblement les démarches notariales. Clients et notaires y trouvent un réel confort, et le traitement des procédures juridiques gagne en fluidité.
- Services transfrontaliers facilités : Dans un contexte de mondialisation, la nature dématérialisée des services RON permet aux notaires de collaborer plus facilement avec des citoyens étrangers, des ambassades, des consulats ou encore des prestataires de services juridiques internationaux. Cette évolution incite d’ailleurs un nombre croissant de notaires à se familiariser avec les cadres juridiques d’autres pays.
- Durabilité : Depuis les confinements décrétés dans plusieurs pays, la dématérialisation s’est imposée dans de nombreux secteurs, y compris dans le domaine juridique et notarial. Les services RON, qui reposent sur très peu — voire aucun — document papier, encouragent des pratiques plus durables au sein des études notariales.
- Traçabilité renforcée : Au-delà de la réduction du papier, la notarisation en ligne à distance renforce la traçabilité des actes. Les contrats et documents notariés peuvent être stockés dans des environnements cloud sécurisés, accessibles aux seules parties autorisées, sans passer par un archivage physique.
Cadres juridiques pour la notarisation en ligne à distance (RON, Remote Online Notarization)
La notarisation électronique s’impose progressivement comme un procédé juridiquement reconnu à l’échelle internationale. Si chaque État ou gouvernement national définit ses propres exigences en matière de notarisation en ligne à distance (RON), la plupart s’appuient sur des principes communs. Ainsi, un notaire a pour obligation de vérifier l’identité du client au moyen d’un appel vidéo et audio. Certains actes notariés ne peuvent toutefois être réalisés qu’en personne, comme la certification de naissances ou de décès. Globalement, la plupart des actes peuvent être effectués à distance, sous réserve qu’ils soient autorisés par le cadre légal en vigueur.
Aux États-Unis, les services de notarisation électronique et de notarisation en ligne à distance sont encadrés par plusieurs textes réglementaires, dont l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA), l’ESIGN Act, ainsi que les standards de notarisation électronique établis par la National Association of Secretaries of State (NASS). Actuellement, 47 États américains ainsi que le district de Columbia reconnaissent juridiquement les services de notarisation électronique et de RON. Les exigences applicables peuvent cependant varier d’un État à l’autre, certains étant encore en cours d’élaboration de leur propre cadre réglementaire.
- UETA, 1999 : Adoptée pour lever les obstacles à l’utilisation des signatures électroniques, cette loi établit que les signatures électroniques — qu’il s’agisse d’un symbole, d’un son ou de tout autre procédé — peuvent légalement se substituer aux signatures manuscrites dans le cadre d’actes notariés, à condition que toutes les parties y consentent, aient connaissance des outils (logiciels et matériels) utilisés pour la signature électronique du document, puissent y accéder ainsi qu’en conserver une copie accessible.
- E-SIGN Act, 2000 : Élaborée en complément des dispositions de l’UETA, cette loi partage de nombreux points communs avec l’UETA. Elle autorise les signataires — notaires comme particuliers — à utiliser comme tout symbole, son ou procédé comme signature légale, à condition qu’il soit « joint » ou « logiquement associé » au document, ainsi qu’aux autres éléments requis tels que le certificat notarial et les informations liées au sceau. Contrairement à l’UETA, dont l’adoption est laissée à l’appréciation de chaque État, l’E-SIGN Act s’applique au niveau fédéral. Elle interdit donc à un État de contester la validité juridique d’une signature électronique, limitant ainsi les freins pour les organisations actives dans plusieurs États américains.
- Standards de notarisation électronique de la NASS, 2006 : Ces standards complètent les dispositions de l’UETA et de l’ E-SIGN Act en définissant plus précisément les exigences relatives à la signature du notaire. Outre les exigences déjà établies, ils imposent que la signature soit unique au notaire, authentifiable de manière indépendante, entièrement sous le contrôle du notaire, et liée au document de sorte que toute modification ultérieure soit détectable. L'importance de ces standards tient au fait qu’ils imposent des garanties de sécurité et d’authenticité que ne peut offrir une simple signature électronique (SES).
Au Royaume-Uni comme dans l’Union européenne, les notaires sont soumis au RGPD, qui les oblige à garantir la sécurité des données de leurs clients, y compris les documents contenant des informations personnelles ou des signatures.
Au Royaume-Uni comme dans l’UE, les processus de notarisation en ligne à distance s’inscrivent également dans le cadre du règlement eIDAS. Bien que l’eIDAS n’impose pas directement la notarisation comme condition de conformité, il définit un cadre légal pour l’utilisation des signatures numériques. Ce cadre s’applique à un large éventail d’usages, y compris pour les actes notariés réalisés à distance et en ligne dans un contexte transfrontalier, et pour l’harmonisation des exigences liées aux types de signatures électroniques reconnues à travers l’UE et le Royaume-Uni.
En plus de définir différents types de signatures électroniques — dont les signatures électroniques qualifiées (SEQ) qui offrent un niveau élevé de sécurité et de garantie juridique — le règlement eIDAS prévoit qu’une signature électronique ne peut être écartée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. Il fixe également des standards pour l’utilisation des signatures et cachets électroniques avancés (AES), afin de garantir leur interopérabilité au-delà des frontières nationales. Même si le texte ne traite pas spécifiquement de leur usage dans les processus notariés, ces dispositions sont essentielles pour permettre le développement de services de notarisation en ligne à distance opérant entre plusieurs juridictions.
Pour proposer des services à l’international, les notaires doivent avoir une bonne connaissance des cadres juridiques étrangers et des différents types de signatures. Les services de notarisation en ligne à distance doivent, eux, garantir un niveau élevé de fiabilité afin d’assurer la reconnaissance légale des signatures et des sceaux dans chaque région concernée.
En savoir plus sur les réglementations régionales en matière de signatures et sceaux électroniques
Rôle des signatures et sceaux numériques pour les services de notarisation en ligne à distance
Les signatures et sceaux numériques garantissent la sécurité et la confiance — cette dernière étant au cœur même du processus notarial. Les signatures numériques sont utilisées dans le cadre de la notarisation en ligne à distance pour plusieurs raisons :
- Vérification d’identité : Les signatures numériques reposent sur une Autorité de certification (AC) pour vérifier l’identité du signataire. L’AC délivre des certificats numériques qui attestent de l’identité d’une personne ou d’une organisation, garantissant ainsi que le signataire est bien celui qu’il prétend être.
- Sécurité et intégrité : Les signatures numériques assurent que le document n’a pas été modifié après signature. Grâce au chiffrement, elles génèrent une empreinte numérique unique du document, vérifiable par toute personne disposant de la clé publique du signataire.
- Reconnaissance légale : Les signatures numériques sont juridiquement reconnues dans de nombreuses juridictions à travers le monde. Elles peuvent donc être utilisées dans le cadre de la notarisation, conformément aux exigences réglementaires locales.
Types de signatures numériques utilisées pour la notarisation en ligne à distance
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Applications pratiques des signatures et sceaux numériques pour le notariat
- Immobilier : L’utilisation de signatures numériques dans les services de notarisation en ligne à distance (RON) permet de simplifier les transactions immobilières. Les contrats et actes peuvent être signés à distance tout en offrant de solides garanties en ce qui concerne l’identité des signataires et l’intégrité des documents.
- Finance et Assurance : La signature sécurisée de contrats de prêt, de relevés bancaires ou d’accords d’investissement représente un gage de rapidité et de fiabilité, tant pour les établissements financiers (banques classiques et coopératives) que pour les services financiers au sein des entreprises. Les signatures et sceaux numériques permettent également d’accélérer le traitement des demandes d’indemnisation, en garantissant l’intégrité des documents transmis.
- Ressources humaines et emploi : La notarisation en ligne à distance, associée à des services de signature numérique sécurisés, permet aux entreprises de gérer plus facilement l’intégration de nouveaux collaborateurs à distance. Elle simplifie également le traitement d’autres documents RH, tels que les avenants contractuels, les changements de poste ou autres formalités administratives.
- Autres actes notariés : Dans le domaine juridique, les solutions de signature numérique permettent de garantir la sécurité et l’authenticité de documents sensibles comme les déclarations sous serment, les procurations, les testaments, les actes de mariage ou les demandes de visa. Pour les clients situés à l’étranger ou dans l’incapacité de se déplacer, la notarisation en ligne à distance constitue une alternative accessible et pratique. Elle est particulièrement adaptée aux démarches liées à l’immigration ou aux déplacements internationaux. Dans ce contexte, le recours à des signatures et des sceaux numériques est indispensable pour garantir l’intégrité et la valeur juridique des documents notariés.
De l’importance de la confiance dans la notarisation en ligne à distance
Pour les notaires, la confiance est une condition essentielle. Leur mission est de garantir l’authenticité des documents juridiques, pour qu’ils ne puissent pas être contestés. Dans un environnement de plus en plus numérisé, porté par des évolutions technologiques rapides, cette exigence pose de nouveaux défis pour la notarisation en ligne à distance. Un document notarié dont la sécurité est insuffisante ou dont l’intégrité est compromise peut saper la relation de confiance, entraîner des différends juridiques, conduire à l’annulation de contrats ou de pièces justificatives, et causer d’importants préjudices financiers. Par ailleurs, en cas de compromission d’un document, les informations personnelles ou professionnelles d’un client peuvent être exposées, au risque de provoquer une fuite de données critique. Sans parler des sanctions réglementaires et des atteintes à la réputation qui peuvent en découler.
Il est donc impératif de s’appuyer sur une Autorité de certification (AC) reconnue et de confiance pour que les signatures et sceaux utilisés reposent sur des certificats numériques. Non seulement ces solutions renforcent l’efficacité et l’accessibilité des démarches notariales, mais elles assurent également la sécurité, l’authenticité et la non-répudiation des documents sensibles — autant de garanties indispensables pour préserver la confiance que les professionnels du notariat s’efforcent d’apporter à leurs clients.
GlobalSign est un acteur majeur des solutions de signature numérique et une Autorité de certification reconnue depuis plus de 25 ans. Ses solutions de signature de documents, basées sur une infrastructure à clé publique (PKI), sont conformes à la liste de confiance approuvée par Adobe. Elles offrent un haut niveau de sécurité et de fiabilité, tout en simplifiant et optimisant les processus de gestion documentaire.
Note de la rédaction : Cet article, initialement publié en avril 2020, a été actualisé afin de refléter l’évolution des normes du secteur, des réglementations et des bonnes pratiques.
