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Sceaux électroniques : ils fiabilisent et sécurisent vos documents

Sceaux électroniques : ils fiabilisent et sécurisent vos documents

Remontons dans le temps, un petit siècle en arrière, à l’époque où le cachet de cire était le seul sceau d’approbation dont une entreprise avait besoin pour prouver l’absence d’altération de ses documents. Aujourd’hui, à l’heure où les entreprises effectuent leurs transactions à l’aide de documents numériques, les sceaux ont eux aussi évolué et se déclinent en numérique.  

De quoi s’agit-il exactement ? En quoi un sceau diffère-t-il d’une signature ? Comment utiliser les sceaux dans votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir ensemble, avec en prime d’autres informations pour vous aider à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un sceau électronique également appelé cachet électronique ou eSeal  

L’eSeal, ou sceau électronique, est l’équivalent numérique d’un cachet d’entreprise. Il confirme l’authenticité d’un document électronique. Sa structure repose sur la technologie d’infrastructure à clé publique (PKI, Public Key Infrastructure) qui préserve la validité, l’intégrité et la sécurité du sceau électronique.
 
L’établissement d’un cachet électronique requiert un contrôle préalable de l’entité juridique concernée, soit par une tierce partie ou au moyen d’une téléprocédure de vérification d’identité. Comme pour la signature numérique, le sceau électronique s’appuie sur un certificat numérique qui « scelle » des informations, des documents sensibles et d’autres communications, garantissant leur intangibilité et la fiabilité de leur origine.

Le tableau ci-dessous présente les différentes options de signature disponibles.

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Quelle est la différence entre un sceau électronique et une signature numérique ? 

Alors que la signature numérique représente une personne physique, le sceau (ou cachet) électronique représente une personne morale ou une organisation. Si l’utilisation de signatures numériques et de sceaux électroniques répond à un objectif commun, il y a toutefois certaines différences importantes : 

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Quels sont les différents types de certificats de sceaux électroniques ?

Généralement, on distingue deux types de sceaux électroniques : les sceaux avancés et les sceaux qualifiés. Ces deux types satisfont aux exigences de l’article 36 du règlement eIDAS, mais les sceaux électroniques qualifiés offrent un niveau de sécurité supérieur. Ils sont vérifiés à l’aide d’un certificat qualifié et d’un dispositif de création de signatures qualifiées (DCSQ) – ou QSCD, Qualified Electronic Signature Creation Device –, et garantissent le plus haut degré de fiabilité du document concerné. 

En 2023, GlobalSign est allé un cran plus loin en lançant des sceaux de confiance qualifiés. Ces « sceaux de confiance qualifiés » sont similaires aux sceaux électroniques avancés, à la différence que leur émission est adossée à un certificat qualifié. Ils élèvent ainsi le degré de fiabilité de l’identité au niveau « qualifié » – niveau conforme au règlement eIDAS (Annexe III, no 910/2014) – et figurent sur les listes de confiance EUTL. 

En savoir plus sur les sceaux de confiance qualifiés GlobalSign

Avec l’introduction d’un nouveau niveau de sceau électronique, il nous semble important de revenir sur les principales différences entre les options de protection par sceau électronique :

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Quel intérêt les entreprises ont-elles à utiliser les sceaux électroniques ? 

Avec les cachets électroniques, les entreprises bénéficient d’un niveau de sécurité supplémentaire pour leurs documents organisationnels. Les sceaux électroniques leur offrent les avantages suivants : 

  • Unicité — Après une procédure de contrôle rigoureuse, l’organisation se voit attribuer un certificat numérique attaché à un sceau électronique qui lui est propre. 
  • Intégrité — L’utilisation de composants cryptographiques garantit que le contenu du document est verrouillé, scellé et donc intègre. Grâce à ce processus de signature sécurisée, la moindre altération d’un document entraîne la rupture du sceau. Ainsi, si le sceau est brisé, toute modification est immédiatement détectée.
  • Gage de confiance — Seules les personnes autorisées à utiliser le sceau peuvent signer un document. Une fonction d’horodatage permet en outre de renseigner l’heure et la date exactes d’application du sceau.
  • Conformité légale — Le cachet électronique génère un document horodaté et inviolable garantissant l’origine des données ainsi que leur date de création. Essentiels pour les pistes d’audit, ces éléments sont un gage de respect des réglementations en vigueur et de recevabilité juridique. 
  • Rapidité de signature — En plus d’accélérer les transactions, les sceaux électroniques permettent de gagner du temps et de réduire les coûts administratifs. 

Pour quels types de documents utiliser un sceau électronique ?

Quand une organisation a besoin de signer d’importants volumes de documents (autrement dit, pour appliquer des signatures en masse, l’utilisation de sceaux électroniques permet de signer automatiquement et très rapidement une grande quantité de documents). Pour les grands groupes comme pour les PME-PMI, la gestion et la diffusion de documents électroniques sont devenues indispensables. Quelques exemples de cas d’utilisation courants des sceaux électroniques :    
 
Appliquer un sceau sur certains types de documents générés automatiquement    

  • Factures électroniques (B2B)  
  • Archivage électronique 
  • Relevés électroniques 
  • Factures dématérialisées (B2C)  
  • Reçus électroniques 

 
Assurer l’intégrité et l’origine de données sensibles pour créer des documents infalsifiables dans les contextes suivants :  

  • Propriété intellectuelle 
  • Devis 
  • Rapports financiers 
  • Rapports médicaux 

Comment créer un sceau électronique d’entreprise ?

Vous avez déjà une idée précise du type de sceau électronique dont votre organisation a besoin. Excellent ! Maintenant, renseignez-vous soigneusement avant de choisir votre autorité de certification (AC). L’AC sélectionnée doit répondre aux besoins de votre organisation pour la mise en œuvre d’un cachet électronique, notamment en ce qui concerne la conformité, l’intégrité et surtout la confiance.

Lorsque vous créez un sceau électronique, il est en général recommandé de lister, en plus du niveau de confiance requis, les exigences réglementaires de conformité applicables à votre organisation, ainsi que le niveau de conformité et le workflow du processus de signature applicable.

Vous hésitez sur le type de sceau dont votre organisation a besoin ? Rapprochez-vous d’une autorité de certification de confiance pour vous aider à identifier et à sélectionner la solution la plus pertinente en fonction de vos besoins.

Comment les sceaux électroniques GlobalSign protègent-ils vos documents ?   

Si votre entreprise gère d’importants volumes de signatures ou a besoin d’automatiser son processus de signatures, il vous faut une solution qui soit capable de générer des sceaux de confiance en masse pour vos workflows et applications documentaires en place. Le service de signature numérique de GlobalSign (DSS, Digital Signing Service) aide les entreprises à déployer rapidement leurs sceaux électroniques via une simple API REST. Avantages : le développement et les frais généraux sont minimes, et vous n’avez aucun matériel sur site à gérer. Depuis janvier 2023, notre service de signature numérique a généré plus de 32 millions de signatures, dont près de 75 % sont des sceaux.  

Optimisé par DSS, notre sceau de confiance qualifié permet aux entreprises de mettre automatiquement en œuvre leur sceau sur n’importe quelle application de signature. Ce sceau a l’avantage d’être listé par l’EUTL et d’être validé pour offrir le plus haut degré de conformité pour ce qui est des garanties d’identité selon le règlement eIDAS de l’UE. 

En savoir plus sur notre service de signature numérique

Notre sceau offre aux organisations le moyen idéal d’allier un processus d’approbation documentaire efficace à un processus de signature sécurisé avec certificat qualifié. Utilisant une API, notre service cloud de signature qualifiée apporte un niveau renforcé de sécurité et d’autorisation grâce à l’utilisation de certificats de courte durée. Enfin, ce service de signature numérique qualifiée offre aux entreprises la possibilité d’optimiser la sécurité de leurs documents internes, tout en limitant les risques grâce à un sceau qui renforce leur crédibilité juridique et respecte pleinement la réglementation eIDAS de l’UE. 

En savoir plus sur notre service de signature qualifiée

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