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El "quién, qué y cómo" del reglamento eIDAS

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¿Quién necesita un certificado eIDAS, qué problemas resuelven estos certificados y cómo se implantan?

Si se parece un poco a mí, seguro que tiene una nueva palabra detestada... Empieza por C y termina por oronavirus. El coronavirus ha vuelto a detener a muchos países, ha obligado a restaurantes y tiendas a cerrar o trasladar su actividad a Internet y las empresas y sus empleados vuelven a instalar los ordenadores en la mesa de la cocina o en el dormitorio.

Ante este escenario, los retos a los que nos enfrentamos a comienzos del año vuelven a surgir: cómo proteger a los teletrabajadores, cómo firmar un documento con múltiples signatarios o en un momento en el que no podemos ir a la oficina de correos, y cómo motivarnos para cambiar los pantalones de chándal por algo un poco más arreglado (¿o esto solo me pasa a mí?).

Por suerte, tenemos buenas noticias, que arrancan mucho antes de que la COVID-19 ralentizase al mundo entero. De hecho, el 1 de julio de 2016 se aprobó un inteligente reglamento denominado eIDAS – Reglamento de la UE 910/2014. De forma resumida, este reglamento genera confianza electrónica entre individuos, empresas y entidades gubernamentales al estandarizar la identificación y las firmas en formato electrónico en toda Europa.

¿Por qué es tan importante el reglamento eIDAS?

La pandemia nos ha dado un excelente ejemplo de por qué el reglamento eIDAS es tan importante. Nos ha permitido seguir trabajando a través de Internet de forma segura. Gracias a los principios de seguridad establecidos, el cambio del trabajo presencial al teletrabajo ha sido más sencillo de lo que muchos preveían. Por supuesto, muchos servicios seguirán ofreciéndose de forma presencial, pero resulta sorprendente la cantidad de cosas que pueden gestionarse y resolverse en el plano digital.

eIDAS se ha convertido en el marco de trabajo europeo que ha garantizado la seguridad de las transacciones a gran escala. Ha dado a las empresas la confianza de migrar al mundo digital y ha demostrado a los clientes finales que Internet es un medio fiable, en el que pueden consumir servicios de forma segura.

Esto, a su vez, ha propiciado una mejora de la eficiencia de las empresas:

  • Menos administración
  • Menos procesos manuales que requieren un trabajo intenso
  • Menores costes y mayores beneficios
  • Transacciones más seguras, que mejoran la confianza y amplían la base de clientes

Los diversos casos de uso de las firmas electrónicas durante o después de la COVID-19

El departamento de RR. HH. que ofrece un puesto de trabajo a un nuevo empleado
El envío de CV en papel a través del correo postal es cosa del pasado, y cada vez nos sentimos más cómodos realizando entrevistas a través de videollamadas. Sin embargo, los contratos de trabajo suelen seguir enviándose en papel. Pero este proceso también está muy próximo a digitalizarse de forma mayoritaria.

Al contar con una firma cualificada, tanto el representante de la empresa como el futuro empleado pueden acelerar notablemente el proceso de aceptación contractual y reforzar la confianza en que el contrato ha sido firmado por las personas legítimas. La identificación electrónica también puede demostrar la identidad de las nuevas incorporaciones a la fuerza laboral.

El representante de ventas que cierra una operación con una empresa de otro país
En el pasado, al menos algunas etapas de los contratos empresariales internacionales tenían que concretarse de forma presencial. Los contratos se firmaban por parte de los representantes de ambas empresas presentes en una sala. Las firmas digitales han hecho que la presencia física sea un aspecto menos esencial. Incluso los contratos más voluminosos pueden firmarse en un instante, y la firma digital basada en una ID electrónica permite validar la identidad del comprador.

La familia que compra una nueva vivienda
Tradicionalmente, la compra de una nueva vivienda ha implicado montañas de carpetas de papeleo: evaluaciones, estudios, contratos, seguros, etc. Las firmas cualificadas han digitalizado el proceso de compra y, lo que es más interesante, han agilizado procesos que antes eran tediosos y largos. Los vendedores, compradores y arrendadores pueden tener la certeza de que las firmas digitales gozan de la misma fiabilidad jurídica que las firmas manuscritas.

La startup que ofrece una nueva integración tecnológica para las tecnofinanzas
El tradicionalmente restringido y regulado sector financiero ha sido testigo de una importante innovación en los últimos años gracias a la normativa PSD2. Esta normativa permite a más actores del sector financiero desarrollar nuevas tecnologías (aplicaciones y servicios móviles, por ejemplo) que conectan directamente con las entidades bancarias y las grandes empresas financieras. Con un certificado cualificado PSD2 para la autenticación web y los sellos electrónicos, todas las partes (entidades bancarias, empresas de las tecnofinanzas y clientes) pueden confiar plenamente en la confidencialidad de la información intercambiada.

El departamento de compras que recibe un enorme pedido de suministros
El sector de la logística y el transporte ha dado un paso de gigante hacia la digitalización, pero hay un aspecto del proceso que sigue requiriendo bolígrafo y lápiz: el albarán. Las firmas digitales permiten aceptar las mercancías y remitir la información a la organización que realizó el envío en tiempo real.

El equipo directivo que firma el informe anual auditado
En épocas de auditoría, no es raro que toda la directiva se reúna para revisar y firmar el informe anual auditado. Si bien coordinar las apretadas agendas de los ejecutivos es normalmente complicado, durante una pandemia resulta, además, demasiado arriesgado reunir a todos los responsables de la toma de decisiones en el mismo lugar y al mismo tiempo. Las firmas digitales permiten realizar las revisiones a través de videollamada y los documentos se firman digitalmente en minutos, en lugar de requerir la presencia física de todo el equipo directivo.

La universidad que entrega certificados de graduación
En el pasado, las graduaciones eran ocasiones perfectas para la celebración y reunión. El año 2020 ha sido muy distinto para muchos centros educativos y universidades. Los graduados asistieron a ceremonias virtuales y muchas instituciones educativas han apostado por certificados de graduación digitales. Estos certificados se firman con un sello electrónico o digital y ofrecen la misma validez legal para los egresados, pero con un nivel de protección contra fraudes muy superior.

Cómo pueden las firmas eIDAS impulsar la transformación digital

Si la pandemia hubiera aparecido hace dos o incluso solo una década, muchas empresas habrían experimentado graves dificultades para pasar al teletrabajo. La situación nos muestra todo el camino recorrido en nuestro avance hacia convertirnos en una sociedad totalmente digital.

La legislación ha sido un factor que, paradójicamente, ha acelerado y obstaculizado la transformación digital. La legislación ha creado los cimientos legales para la aceptación de las identidades y firmas digitales y ha aportado a los usuarios la seguridad de que sus firmas e identidades son equivalentes a las formas más tradicionales. Sin embargo, el estricto marco legal que determina qué es aceptable en relación con las firmas digitales también ha desanimado a muchos a apostar por esta nueva modalidad digital.

Por este motivo, hemos desarrollado una sencilla guía de referencia sobre el reglamento eIDAS. Este documento resume la información contextual sobre el reglamento eIDAS, explica las diferencias existentes entre firmas básicas, avanzadas y cualificadas y detalla qué nivel de confianza debe ofrecer cada firma en función del uso y el momento de aplicación.

Descargue gratuitamente su Guía sobre el reglamento eIDAS: Implicaciones de las firmas electrónicas y recomendaciones para garantizar el cumplimiento. 

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Si tiene preguntas sobre cumplimiento, implementación o uso, no dude en ponerse en contacto con uno de nuestros expertos en firma digital hoy.

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