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¿Un futuro sin papel en el sector sanitario? Las cuatro ventajas de la firma de documentos digitales

¿Un futuro sin papel en el sector sanitario? Las cuatro ventajas de la firma de documentos digitales

Tradicionalmente, el sector sanitario se ha caracterizado por el trasiego incesante de papeles. Aunque ahora mi médico registra todos los datos de sus pacientes en formato digital, recuerdo cuando, no hace tantos años, tanto él como mi dentista tenían en sus consultas montañas de papeles con información personal de pacientes y datos de salud relacionados.

Y esto es solo la punta del iceberg. Si incluimos documentos de registro, formularios de consentimiento del paciente, notificaciones de alta, facturas, avisos de prácticas de privacidad, contratos de proveedores, formularios sobre la ley HIPAA de EE .UU. o solicitudes de ensayos médicos, la lista es verdaderamente interminable. Muchos de estos documentos deben conservase durante años (algunos hasta 30, aunque resulte increíble) para satisfacer los requisitos normativos gubernamentales.

Las firmas digitales en el contexto sanitario

Actualmente, el sector sanitario está transformándose. Hoy, las anotaciones se registran en formato digital, las citas se confirman por correo electrónico y los proveedores de salud intercambian los datos de salud electrónicamente.

Aunque ya era el momento de que esta tendencia positiva se materializase, entraña nuevos retos. Aunque la información de salud personal es la que más protección debe recibir, además de segura, debe ser fácilmente accesible. Debe almacenarse, a menudo durante muchos años, y debe ajustarse a una normativa gubernamental que, con frecuencia, suele cambiar.

La transformación digital solo es posible si los procesos existentes pueden trasladarse a la era digital. Para ello, es necesario garantizar la confianza, la seguridad y la privacidad.

Antes y después: la evolución de las firmas digitales en el contexto sanitario

No hace tanto tiempo que muchos procesos del sector sanitario se desarrollaban de la siguiente forma: un miembro de administración imprime un formulario de registro o un documento de aceptación de un procedimiento médico. El paciente firma manualmente el documento, que, posteriormente, se escanea y se archiva en la historia del paciente como registro médico electrónico. Si es necesario acceder al documento por algún motivo, alguien tiene que recuperarlo manualmente. Si el documento deja de ser necesario, se destruye de forma segura.

Resulta fácil comprender que este proceso obsoleto puede generar graves problemas: retrasos, pérdidas, costos elevados por almacenamiento e impresión y mano de obra para gestionar el proceso.

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La transformación digital ha simplificado en gran medida este proceso. El documento puede firmarse digitalmente desde cualquier dispositivo y, al almacenarse de forma segura en la nube, el proceso de almacenamiento, recuperación y eliminación se automatizan.

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Aunque la configuración informática inicial puede parecer algo complicada en un principio, las ventajas futuras lo compensan con creces.

Cuatro razones por las que merece la pena firmar digitalmente los documentos sanitarios

1. Ahorro de tiempo y dinero

Si comparamos los dos procesos anteriores, el ahorro de tiempo derivado de la firma digital de documentos es evidente. Los procesos son más rápidos, requieren menos intervención manual y funcionan de forma fiable para respaldar el trabajo de los proveedores sanitarios.

Además, la digitalización también ahorra dinero. Una vez hecha la inversión inicial para configurar e implantar la tecnología de firma digital, es importante tener en cuenta los gastos de mano de obra, almacenamiento físico e impresión que ahorraremos con el paso del tiempo. Las ventajas adicionales, como la seguridad jurídica y el impacto medioambiental, reportan también ganancias económicas a largo plazo.

2. Acceso seguro a los datos médicos

En situaciones de emergencia médica, es esencial poder acceder rápidamente a las anotaciones médicas. Los documentos firmados digitalmente pueden compartirse de forma fácil y segura entre proveedores, lo que permite acceder a la información de salud más importante en el momento necesario.

Además, varias personas pueden firmar simultáneamente las solicitudes de ensayos médicos, los pacientes pueden rellenar los formularios de registro cómodamente desde casa y las notificaciones de alta pueden remitirse digitalmente a todas las partes implicadas en unos minutos.

3. Eliminación de cuellos de botella

Los procesos basados en papel tradicionales generaban importantes cuellos de botella. El paciente debía firmar en persona. El médico debía remitir el documento al personal administrativo. Los documentos se enviaban por correo postal a los distintos proveedores. El personal administrativo debía escanear, almacenar y recuperar los documentos. Si varias personas necesitaban revisar o aprobar un documento en particular, el proceso tenía que repetirse. Este procedimiento anticuado no solo demanda mucho tiempo, sino que es propenso a errores y pérdidas de información.

Los documentos firmados digitalmente pueden firmarse, guardarse y enviarse en minutos y no es necesario trasladarlos físicamente de una ubicación a otra.

4. Cumplimiento normativo

eIDAS, HIPAA, ESIGN y UTEA son algunas de las legislaciones aplicables al sector sanitario. En función de su región, probablemente deba cumplir normativas que impactan directa o indirectamente la forma en la que almacena sus documentos, cómo obtiene las firmas y cómo transmite de forma segura los datos de los pacientes.

Por suerte, las firmas digitales cubren los requisitos de las legislaciones mencionadas y muchos más.

La importancia de garantizar que los datos de paciente pueden compartirse y son confidenciales

Una de las mayores ventajas de las firmas electrónicas es que los datos pueden compartirse fácilmente sin alterar su confidencialidad. Sin embargo, existen different types of electronic signatures con niveles de protección y estatus legal diferentes.

Las firmas digitales y las firmas digitales cualificadas ofrecen el mayor nivel de protección y garantizan que el firmante es realmente quien afirma ser, ya que su identidad se verifica mediante un certificado digital de firmante. También protegen el documento frente a manipulaciones. Así, si el documento sufre alteraciones después de la aplicación de la firma, se muestra un mensaje de error.

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Al usar firmas digitales, podrá firmar y compartir documentos fácilmente garantizando la confidencialidad del contenido.

La luz al final del túnel: acciones hacia una solución definitiva

Aunque muchos proveedores y organismos sanitarios comienzan ahora a comprender la urgente necesidad de la digitalización y la ciberseguridad, ya en los últimos años hemos sido testigos de algunas iniciativas prometedoras.

  • Leyes como eIDAS y la HIPAA fomentan la migración al formato digital y establecen el marco de trabajo para los requisitos y estándares de seguridad, con el fin de colocar en el centro de las operaciones de las empresas procesos sólidos de seguridad.
  • En el Reino Unido, la Seguridad Social (NHS) trabaja con la plataforma Tradeshift, también denominada Shared Business Services (SBS). Se trata de una plataforma que enumera los proveedores preferidos e inspeccionados. De este modo, el NHS puede seleccionar a proveedores de confianza sin necesidad de comprobar los requisitos de seguridad de cada uno de ellos. Este proceso de compra agilizado ahorra tiempo y recursos para cada organismo, a la vez que garantiza la selección de proveedores aprobados capaces de satisfacer las exigentes necesidades de seguridad. GlobalSign está incluido en Tradeshift como proveedor aprobado y de confianza para la prestación de soluciones de ciberseguridad e Infraestructura de Clave Pública.
  • Otra organización que también está adoptando medidas para implantar soluciones digitales en el sector sanitario es Impression, un Socio Regional Certificado de GlobalSign en Sudáfrica. Durante la pandemia de COVID-19, han colaborado con hospitales y proveedores sanitarios para crear procesos de firma digital seguros que limiten el contacto interpersonal

Si trabaja como proveedor sanitario y está interesado en implantar firmas digitales no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de informarle.

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