En los últimos años, se ha producido una evolución en la eficiencia empresarial, y las soluciones de firma digital y de documentos se están aceptando cada vez más en las organizaciones. Pero, ¿dónde entran en juego las firmas electrónicas y cuál es el método más seguro para proteger los documentos internos? En este artículo, veremos la principal diferencia entre firma digital y electrónica, qué es una Firma Electrónica Reconocida (QSS) y cuándo y por qué debería firmar con una.
¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?
Seamos sinceros, los términos "firma electrónica" y "firma digital" se utilizan a menudo indistintamente, pero cuando se trata de garantizar la integridad de un documento, hay una gran diferencia. Una firma electrónica simple puede carecer de verificación de identidad, mientras que una firma digital se utiliza para proporcionar una fuerte sólida garantía de identidad.
¿Qué tipos de firma electrónica existen?
Cuando se trata de firmas electrónicas hay tres niveles: Simple, Avanzada y Cualificada.
La Firma Electrónica Simple (Simple Electronic Signature o SES) es la más básica, y sólo requiere una copia de la firma. A diferencia de la Avanzada y la Cualificada, no ofrece ninguna seguridad de que el documento haya sido modificado, y no hay ninguna verificación fiable de la identidad del firmante. El problema es que la firma puede ser impugnada, ya que no hay pruebas ni evidencias de que fuera él quien firmó el documento.
Las Firmas Electrónicas Avanzadas (Advanced Electronic Signatures o AES) proporcionan esta confianza y seguridad, y aunque suponen una gran mejora con respecto a las SES, las Firmas Electrónicas Cualificadas (Qualified Electronic Signatures QES) ofrecen el máximo nivel de seguridad, confianza y veracidad.
¿Qué es una Firmas Electrónicas Cualificadas o Qualified Electronic Signature?
La Firmas Electrónicas Cualificadas (QES) está respaldada por un certificado digital reconocido, proporcionado por un proveedor de servicios de confianza reconocido (Qualified Trust Service Provider o QTSP) y firmado mediante un dispositivo reconocido de creación de firmas (Qualified Signature Creation Device o QSCD).
Una firma electrónica se considera cualificada cuando cumple los siguientes requisitos:
- La identidad del firmante está vinculada a la firma y verificada mediante la confirmación de su identidad
- Los datos de la firma se han creado bajo el control exclusivo del firmante
- Los datos que acompañan a la firma deben poder identificarse como no manipulados desde la firma
¿Cómo se puede identificar al firmante?
Una Firmas Electrónicas Cualificadas (QES) requiere que la identidad del firmante esté vinculada a la firma mediante un proceso de identificación cara a cara para confirmar su identidad. Como resultado, los datos de creación de la firma son únicos y confidenciales para el firmante.
Legalmente vinculante en toda la Unión Europea
Dado que estas firmas están vinculadas de forma exclusiva a la identidad del firmante, una FER no puede ser rechazada ni se le puede negar su admisibilidad como prueba y es reconocida como firma válida jurídicamente vinculante en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Por lo tanto, las firmas electrónicas reconocidas son una solución adecuada para el cumplimiento de normativas como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
¿Cuándo utilizar una Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)?
Las organizaciones deberían optar por la Qualified Electronic Signature para ofrecer el máximo nivel de confianza e integridad en todos los documentos creados y firmados internamente. Puede tratarse de contratos, órdenes de compra, documentos de recursos humanos, aplicaciones normativas, documentos académicos, informes financieros y documentos de auditoría interna.
¿Cuándo utilizar una Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)?
Combinada con los sellos cualificados (Qualified Seals), una solución totalmente cualificada permite a una organización garantizar la originalidad de un documento, así como la firma que aprueba dicho documento.
Por último, no todas las soluciones QES son iguales. Asegúrate de elegir la solución de un QTSP que ofrezca una tecnología totalmente segura y eficaz que permita a tu personal remoto utilizar dispositivos móviles para autenticar sus firmas en cualquier momento y lugar.
El máximo nivel de seguridad con sólo pulsar un botón
Una ventaja de las firmas cualificadas es la facilidad de uso para los usuarios finales. Si un empleado dispone de un certificado personal vinculado a él, tiene la posibilidad de utilizar una firma electrónica reconocida. El proceso de verificación podría completarse con el uso de hardware como tarjetas inteligentes o tokens, pero con la solución adecuada, el hardware no será necesario, y las firmas pueden verificarse con autenticación móvil, como la Solución de Firma Cualificada (o QSS para abreviar) de GlobalSign.
QSS, un servicio de firma basado en la nube, permite a las organizaciones producir, implantar y gestionar firmas o sellos electrónicos cualificados en su aplicación de firma existente. Para obtener más información sobre el servicio de firma cualificada de GlobalSign, descarga nuestra ficha técnica o haz clic en el siguiente botón.
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