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11 jul 2017

Por que você deve adotar assinaturas digitais para a sua empresa

Por que você deve adotar assinaturas digitais para a sua empresa.

Muitas vezes você ouve o termo "sem papel" sendo jogado em torno de notícias comerciais. Se você é uma instituição que lida com uma grande quantidade de documentos físicos, o conceito de passar sem papel pode te animar ou te deixar descrente. Caso você faça parte do último, este post irá ajudá-lo a amenizar o medo da ideia de mudar para um ambiente de escritório sem papel.

Seja mais eficiente no trabalho.

O processamento de documentos físicos diariamente requer muito esforço. Calcule o tempo que você levou para imprimir esses documentos, um por um, ter os documentos assinados, preparar os documentos para enviar e aguardar que a estação de correios ou o correio entrem em contato com o destinatário. O tempo total seria a quantidade de tempo que você pode salvar com a ajuda das assinaturas digitais. Depois de preparar um documento usando um software de edição de documentos, tudo o que você precisa fazer é assiná-lo usando uma assinatura digital e enviar o documento por e-mail para o destinatário.

Economize dinheiro com os custos de fornecimento de papel

As assinaturas digitais irão proporcionar uma grande redução nos custos em material impresso. Ao fazer o processamento de documentos on-line, você economizará pelo menos 10.000 folhas de papel anualmente. Você também estará cortando taxas de impressão e manutenção, algo que a maioria das empresas gostaria de tirar de suas despesas.

E, finalmente, você economizará espaço em seu escritório quando as gavetas volumosas forem substituídas por discos rígidos compactos ou armazenamento conveniente na nuvem.

Com alguns cliques, você obterá o documento que você precisa diretamente na sua tela ao invés da infinita procura nos arquivos que armazenamos os papeis.

Faça seu negócio se mover mais rápido do que nunca

Imagine se todas as empresas adotam assinaturas digitais. Além de melhorar o negócio interno, as transações de negócios para empresas passarão mais rápido do que nunca. Os pagamentos serão mais fáceis de fazer e as cotações de vendas e as faturas serão recebidas imediatamente.

A quantidade de tempo gasto em contratos de processamento será cortada drasticamente, permitindo que mais projetos de negócios e negócios sejam finalizados em um curto período de tempo. Assim, você pode assinar digitalmente vários documentos com apenas alguns cliques do mouse.

Forneça aos seus clientes melhores serviços

E com um modelo de negócios em rápido, quem sai ganhando serão os clientes. Quem não quer obter o que deseja no tempo desejado? O tempo de espera para os documentos de compra seria coisa do passado. Agora, seus clientes podem assinar suas ordens onde quer que estejam. Você pode obter suas faturas, formulários de entrega e outros documentos que precisar para atender aos seus clientes bem mais rápido, tudo no conforto do seu escritório


Proteja suas transações e documentos sensíveis ao tempo

Qualquer artista experiente pode forjar sua assinatura. Assinaturas digitais removem essa preocupação, tendo sua identidade eletrônica e credencial de assinatura verificada por uma empresa terceirizada chamada de Autoridade de Certificação (como GlobalSign). Eles terão certeza de que a pessoa que está assinando é você e que você é realmente um membro legítimo da empresa que você representa. Pense nisso num notário digitalizado de sua assinatura. Além disso, muitas assinaturas digitais vêm com um recurso de timestamp, verificando a hora exata e a data em que o documento foi assinado. Isso é algo que nenhum homem pode replicar.

Mas as empresas estão abertas para assinaturas digitais?

Acontece que a maioria das empresas de hoje aceitaria muito a ideia de usar assinaturas digitais. Na verdade, alguns deles já estão usando a tecnologia enquanto falamos. Com base em uma pesquisa recentemente realizada pelo Software Advice, descobriu-se que 77% das empresas assinaram um documento eletronicamente nos últimos três anos. Então, basicamente, você deve parar de se preocupar com outras empresas e, em vez disso, se concentrar em como começar a usar as assinaturas digitais você mesmo.

Outros 77% das empresas expressaram preferência na assinatura de contratos e formulários usando assinaturas eletrônicas. Eles também estavam à vontade para enviar documentos aos seus respectivos destinatários online. Esses números são uma boa indicativa de que fazer negócios em um modelo sem papel é possível quando implementado corretamente. Na idade de hoje, onde tudo precisa ser feito o mais rápido possível, a conveniência das Assinaturas Digitais será mais difícil de negar à medida que os anos passam. Esses números irão aumentar à medida que a sociedade continue a se adaptar ao mundo digital.


Mas espere, sei que você está pensando, o estudo nos exemplos anteriores foi sobre assinaturas eletrônicas, e não assinaturas digitais. Você pensaria que eles são um e o mesmo, mas existem algumas diferenças importantes. Ao contrário das assinaturas eletrônicas, as assinaturas digitais são padronizadas e baseadas em criptografia de chave pública. Conforme mencionado acima, a identidade do signatário é verificada por um terceiro e a assinatura é vinculada a uma operação criptográfica, que é compatível com autenticação do signatário, não repúdio, integridade de documento e timestamps de terceiros.

As assinaturas digitais são boas para os negócios? A resposta seria um retumbante SIM. Enquanto uma Assinatura Eletrônica pode ser qualquer símbolo, som ou processo gravado por meios eletrônicos; uma assinatura digital fornece mais autenticidade adicionando recursos de segurança. Quem não quer uma transação online mais segura?

Example digitally signed and certified PDF

Exemplo digitalmente assinado e certificado PDF

A minha empresa se beneficiará do uso de assinaturas digitais?

Se sua empresa trabalha para uma indústria que lida com mais de 10 documentos todos os dias, você deve considerar a adoção de assinaturas digitais. Em um estudo separado realizado pela Software Advice, eles tentaram determinar quais indústrias se beneficiariam mais com as assinaturas eletrônicas. O setor financeiro ocupou o primeiro lugar com 39%, seguido por recursos humanos e a indústria jurídica com 17% e 14%, respectivamente. Essas indústrias exigem que várias formas e contratos sejam assinados diariamente e seus empregos dependem literalmente de suas assinaturas. É essencial que essas indústrias otimizem suas operações comerciais com assinaturas digitais.

Software Advice, they tried to determine which industries would benefit from electronic signatures the most

(Fonte)

Quer você aceite ou não, as Assinaturas Digitais irão abrir caminho para um futuro sem papel, então é hora de sugerir a ideia de uma atualização para as operações do seu escritório. Eliminar o papel pode poupar tempo, dinheiro e recursos significativos, ao mesmo tempo que ajuda a melhorar a opinião e a experiência do cliente. Adotar assinaturas digitais baseadas em criptografia, garante que você faça isso de forma segura e segura.

Se você quiser saber mais sobre assinaturas digitais e seu papel na inovação no local de trabalho moderno, confira nosso recente webinar - Assinaturas digitais confiáveis: regulamentos e opções de implantação.

Você também pode aprender mais em nosso site ou entre em contato diretamente conosco.

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