GlobalSign Blog

18 dec. 2017

Waarom overgaan op digitale handtekeningen voor een papierloos kantoor

De kreet “papierloos” wordt nogal eens gebruikt in nieuws over de zakenwereld. Wanneer je in een bedrijf werkt waarin grote hoeveelheden fysieke documenten omgaan, dan kan het idee van papierloos werken aantrekkelijk zijn. We proberen je in dit stuk wat helderheid te scheppen over hoe de overgang naar een papierloze kantooromgeving veel zakelijke voordelen kan brengen.

Efficiënter te werk gaan

De dagelijkse verwerking van fysieke documenten kost veel moeite. Bereken maar eens de tijd die het heeft gekost om documenten af te drukken, te laten ondertekenen, voor te bereiden op verzending en wachten totdat de postbode of de koerier de geadresseerde heeft bereikt.

Al deze tijd zou je kunnen besparen met behulp van digitale handtekeningen. Nadat je een document hebt gemaakt met documentbewerkingssoftware, moet je het nu alleen nog ondertekenen met een digitale handtekening en het document per e-mail verzenden naar de ontvanger.

Geld besparen op papier

Digitale handtekeningen besparen u een hoop kosten aan papier. Door uw documenten online te verwerken bespaart u tenminste 10.000 vel per jaar. Ook bespaart u op afdruk- en onderhoudskosten en daar willen de meeste bedrijven maar al te graag van af.

En tenslotte bespaart u ruimte in uw kantoor wanneer ladekasten worden vervangen door compacte harde schijven of bij opslag in de cloud. Met een paar clicks krijg je het document op je scherm - eindelijk niet meer eindeloos bladeren door papieren dossiers.

Maak het bedrijf sneller

Stel je voor dat alle bedrijven overgaan op digitale handtekeningen. Dat zou niet alleen interne voor verbetering zorgen, maar ook de zakelijke transacties versnellen. Betalingen worden eenvoudiger, offertes en facturen worden onmiddellijk ontvangen.

De tijd die wordt besteed aan het verwerken van contracten wordt aanzienlijk teruggebracht, zodat er meer zakelijke projecten en deals in kortere tijd kunnen worden afgesloten. Als je meerdere documenten tegelijk verwerkt, hoeft je geen lam handje te krijgen van het ondertekenen daarvan. Met een paar simpele muisklikken kan je meerdere documenten digitaal ondertekenen.

Betere diensten aanbieden

Met een snel veranderend bedrijfsmodel zouden de klanten de uiteindelijke winnaars zijn. Door digitale handtekeningen behoort het wachten op inkooporders tot het verleden. Nu kunnen klanten orders ondertekenen waar ze zich ook bevinden. Je krijgt de facturen, bestelformulieren en andere documenten die je nodig hebt om de klanten twee keer zo snel te bedienen en dat alles vanop kantoor.

Beveilig transacties en tijdafhankelijke documenten

Een beetje ervaren oplichter kan een handtekening nabootsen. Met digitale handtekeningen ben je van dat probleem af, omdat een elektronische identiteit en ondertekeningsgegevens worden geverifieerd door een derde (een certificeringsautoriteit zoals GlobalSign). Zij tonen aan dat degene die de handtekening gebruikt, legitiem is en dat je inderdaad een legitiem medewerker bent van het bedrijf. Je kan het zien als een gedigitaliseerde notaris voor jouw handtekening. Afgezien daarvan zijn vele digitale handtekeningen voorzien van een timestamp, waarmee de exacte tijd en datum waarop het document is ondertekend wordt geverifieerd. Geen enkele oplichter die daar tegen op kan.

Staan bedrijven open voor digitale handtekeningen?

Vandaag de dag zouden de meeste bedrijven beslist het idee van digitale handtekeningen accepteren. Sterker nog, sommige van hen gebruiken de technologie al. Uit onderzoek dat onlangs is uitgevoerd door Software Advice blijkt dat 77% van de bedrijven een document elektronisch heeft ondertekend in de afgelopen drie jaar. Je moet je dus geen zorgen maken over andere bedrijven; concentreer je gewoon op hoe je zelf digitale handtekening kunt gaan gebruiken.

77% van de bedrijven gaf een voorkeur aan voor het ondertekenen van contracten en formulieren met elektronische handtekeningen. Ze hadden ook geen problemen met het online verzenden van documenten naar de beoogde ontvangers. Deze percentages zijn een goede indicatie dat papierloos zaken doen mogelijk is wanneer de technologie goed geïmplementeerd is. Vandaag de dag moet alles zo snel mogelijk gebeuren, dus het wordt in de loop der jaren steeds moeilijker om het gemak van digitale handtekeningen te ontkennen. Deze percentages zullen naar verwachting alleen maar toenemen naarmate de maatschappij zich meer en meer instelt op de digitale wereld.

Nu goed, ik hoor je al zeggen “Wacht even, het onderzoek in deze voorbeelden betrof elektronische handtekeningen, geen digitale handtekeningen. Je zou denken dat ze hetzelfde zijn, maar er zijn enkele essentiële verschillen. In tegenstelling tot elektronische handtekeningen zijn digitale handtekeningen gestandaardiseerd en gebaseerd op cryptografie aan de hand van openbare sleutels. Zoals hierboven vermeld wordt de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd door derden en de handtekening is gekoppeld aan een cryptografische bewerking ter ondersteuning van de verificatie van de ondertekenaar, niet-afwijzing, documentintegriteit en timestamps van derden.

Zijn digitale handtekeningen goed voor de zaken? Het antwoord is een daverend JA. Hoewel een elektronische handtekening ieder symbool, geluid of proces kan zijn dat via elektronische weg wordt vastgelegd, biedt een digitale handtekening meer authenticiteit door beveiligingsfuncties toe te voegen. Wie wil er nu geen veiliger online transactie?

Example digitally signed and certified PDF

Voorbeeld van een digitaal ondertekend en gecertificeerd PDF

Heeft mijn sector baat bij het gebruik van digitale handtekeningen?

Als je in een sector werkt waarin meer dan 10 documenten per dag omgaan, moet je misschien overwegen om digitale handtekeningen te gebruiken. In een apart onderzoek door Software Advice werd gekeken naar de vraag welke sectoren het meest zouden profiteren van elektronische handtekeningen. Op de eerste plaats stond de financiële sector met 39%, gevolgd door HR/personeelszaken en de juridische sector (respectievelijk 17% en 14%). In deze sectoren moeten dagelijks meerdere formulieren en contracten worden ondertekend en de jobs hangen letterlijk af van handtekeningen. Voor deze sectoren is het van essentieel belang dat zakelijke activiteiten worden geoptimaliseerd met digitale handtekeningen.

Software Advice, they tried to determine which industries would benefit from electronic signatures the most

(bron)

Of je het nu accepteert of niet, digitale handtekeningen bereiden de weg voor naar een papierloze toekomst, dus het wordt tijd om een upgrade van uw kantooractiviteiten te overwegen. Het elimineren van papier kan aanzienlijke tijd, kosten en middelen besparen en je verbetert tegelijkertijd de indruk en ervaring van de klant. Met de toepassing van de op cryptografie gebaseerde digitale handtekeningen zorg je dat dit op een veilige manier gebeurt.

Als je meer te weten wilt komen over digitale handtekeningen en hun rol bij innovatie van de moderne werkplek, bekijk dan onze recente video Vertrouwde digitale handtekeningen: regelgeving en toepassingsopties.

Voor meer informatie kan je onze website bezoeken of direct contact met ons opnemen.

Share this Post

Schrijf voor ons

Nu aanmelden