Comment Fivium a permis aux agences gouvernementales britanniques de traiter les documents de manière sûre et efficace
Le fait de pouvoir dire que nous pouvons fournir des signatures validées par l'AATL, ce que nous avons déjà fait avec de grands ministères, jouera sans aucun doute un rôle dans nos futurs appels d'offres. Nous sommes en mesure de cocher une case que d'autres entreprises du même secteur n'auraient pas.
Chris Tasker, Chef de la division Développement de logiciel
| PROFIL CLIENT | |
|---|---|
| INDUSTRIE | Technologies de l'information (IT) Logiciels et services |
| BASE D'UTILISATEURS | Secteur public, gouvernement central et gouvernement local au Royaume-Uni |
| SOLUTION GLOBALSIGN | Service de signature numérique (DSS) |
En bref
PROBLÈME
Fivium avait besoin d'une solution qui permettrait aux clients d'appliquer des signatures numériques de confiance aux documents gouvernementaux critiques d'une manière qui réponde à la mission de l'entreprise de fournir des services qui rendent le travail du secteur public plus facile, plus efficace et plus conforme.
SOLUTION
Fivium a pu intégrer le meilleur service de signature numérique (DSS) de GlobalSign à l'aide d'une simple API REST. Désormais, les clients peuvent appliquer des signatures sécurisées et validées à des documents numériques pour une expérience de signature de documents rapide et transparente.
Défi
Depuis une quinzaine d'années, la société britannique Fivium fournit des logiciels et des services au secteur public. Ces dernières années, l'entreprise s'est concentrée sur deux domaines principaux de services : Fivium Digital fournit des logiciels d'application de gestion et d'octroi de licences sur mesure et eCase fournit des logiciels de gestion de la correspondance. Qu'il s'agisse de créer de nouvelles applications rationalisées telles que Energy Pathfinder, développée spécifiquement pour l'Oil & Gas Authority (OGA), ou d'améliorer les processus numériques pour le HMRC et la Marine Management Organisation, l'objectif ultime de Fivium est d'aider les agences gouvernementales essentielles à améliorer leur prestation de services et à économiser du temps et de l'argent en améliorant la vie des travailleurs et en rationalisant leurs tâches et leurs systèmes, pour une meilleure expérience globale.
Grâce à la réputation de GlobalSign en tant que fournisseur de cybersécurité et de gestion d'identité bien connu dans l'espace gouvernemental, Fivium utilisait déjà les certificats numériques de la société depuis des années. Ce n'est que récemment que l'entreprise a commencé à chercher des solutions de signature numérique pour ses clients gouvernementaux. Comme dans beaucoup d'autres secteurs, les agences gouvernementales et autres organisations du secteur public avaient un besoin urgent de convertir les systèmes papier en systèmes électroniques plus efficaces. Cette course à la numérisation s'est intensifiée lors de la pandémie de coronavirus de 2020. Étant donné que des tâches publiques essentielles telles que la gestion des licences d'importation ou d'exportation dépendent de la documentation pour fonctionner efficacement - et que presque tous les documents nécessitent une signature finale - il y a un besoin évident d'un processus de signature numérique qui soit sûr et digne de confiance.
Lorsqu'un client existant a contacté Fivium et lui a demandé de l'aider à produire un nouveau certificat de signature numérique solide et valide, l'équipe du logiciel a commencé à rechercher des options. Non seulement l'équipe souhaitait résoudre ce problème pour son client, mais elle espérait également mettre au point une solution plus large qui pourrait être étendue à d'autres agences gouvernementales et départements ayant des besoins similaires. Plus important encore, ils voulaient une expérience simplifiée et facile pour l'utilisateur final avec la validation AATL (Adobe Approved Trust List).
Quels sont les résultats obtenus ?
- Expérience simplifiée et facile pour l'utilisateur final
- Signatures numériques validées par l'AATL (Adobe Approved Trust List), c'est-à-dire reconnues comme « fiables » dans Adobe Acrobat et Reader.
- Rentabilité et simplicité de mise en œuvre du point de vue du développement
Solution
Tout ce que Fivium a fait pour mettre en œuvre le DSS a été réalisé à l'aide de l'API, sans qu'il soit nécessaire de recourir à un support de développement externe. Le prototype de signature de documents a été construit en deux mois ; la solution finale a été développée et mise en œuvre en trois mois supplémentaires ; et la première signature numérique a eu lieu peu de temps après.
Le fait qu'il y ait une API qui allait faire exactement ce que nous voulions qu'elle fasse, et quand nous avons mis les chiffres ensemble, c'était tout simplement logique. Le coût du matériel cryptographique et la recherche d'une solution (utilisant AWS) pour conserver et gérer les clés sécurisées étaient ridiculement élevés par rapport au coût de l'utilisation de DSS.
Ce système répondait à tous les besoins de l'équipe de Fivium et plus encore - du côté du client, le processus n'est pas différent. Ils continuent à traiter leurs documents exactement de la même manière qu'avant, mais comme DSS a été intégré pour leur fournir des signatures numériques de confiance, ils bénéficient de caractéristiques et de fonctionnalités supplémentaires - telles que la reconnaissance de la liste Adobe Approved Trust (AATL) et la validation à long terme (LTV) - sans que leurs utilisateurs aient à supporter une charge de travail supplémentaire.
En fait, avant DSS, les membres de l'équipe Fivium recevaient régulièrement des courriels demandant : « Pourquoi mon document indique-t-il que la signature n'est pas valide ? » Aujourd'hui, grâce aux signatures validées par l'AATL via GlobalSign, ils ne rencontrent plus ce problème.
Nous n'avons pas besoin d'expliquer aux services gouvernementaux qui est GlobalSign, c'est donc un vrai point positif.
L'assistance que l'équipe de Fivium a reçue de GlobalSign a été tout simplement « excellente ». Ils avaient envisagé de créer l'ensemble de la solution en interne ou de travailler avec un grand fournisseur mondial d'eSignature, mais lorsqu'ils ont réalisé que DSS offrait tout ce dont ils avaient besoin - par l'intermédiaire d'un seul fournisseur - la décision a été facile à prendre. Le coût de l'embauche ou de la location d'un kit AWS pour la détention et la gestion de la clé sécurisée du matériel cryptographique était considérablement plus élevé que le coût de l'utilisation de DSS. Il n'y a pas d'inquiétude à avoir quant à la stabilité de GlobalSign, et le fait que la société soit déjà bien connue dans le secteur a également contribué à sceller ce partenariat.
Au moment de mettre en œuvre la solution, Fivium a appris à l'improviste que le calendrier du client avait été accéléré - il avait besoin de l'application en deux semaines seulement. Heureusement, le représentant GlobalSign de l'équipe Fivium était déjà au courant du processus d'approbation, s'assurant que les choses continuaient d'avancer aussi vite que possible afin que toutes les parties puissent respecter leurs délais et déployer le service à temps.
Quels sont les résultats obtenus ?
- Fivium a actuellement un client qui utilise la solution, mais prévoit de l'étendre à d'autres clients qui recherchent une solution de signature numérique fiable similaire. En 2020, les clients de Fivium ont signé 70 000 documents au total. Il est donc important pour les dirigeants d'entreprise de faire passer tous leurs logiciels de signature de documents à une solution offrant la validation AATL.
- Les premières signatures ont été si fructueuses qu'ils utilisent la solution pour d'autres documents et applications et s'attendent à ce que ce chiffre atteigne 10 000 signatures par an.
- Parce que DSS offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la validation à long terme (LTV) et l'horodatage, Fivium est en mesure d'offrir à ses clients des avantages qui vont au-delà des signatures. Maintenant que Fivium comprend la valeur réelle de ces fonctionnalités, en particulier lorsqu'il s'agit de travaux gouvernementaux, ils sont ravis de partager ces informations avec leurs clients.
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