Au cas où vous ne le savez pas déjà, la numérisation des documents est une étape cruciale pour les entreprises qui souhaitent entrer dans l’âge moderne. Elle leur permet, notamment, de réduire leur temps de production, de renforcer la communication et la collaboration au sein de leurs équipes, de faciliter l’accessibilité aux documents, de libérer de l’espace dans les bureaux et, enfin, dernier point, mais non le moindre, de faire des économies ! Et ce ne sont que quelques-uns des nombreux avantages de la numérisation des documents pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Certains avantages sont spécifiques à la numérisation des dossiers médicaux dans le secteur de la santé.
1. Accès et stockage
Le stockage des dossiers de patient est un processus laborieux : il faut trouver l’espace pour les ranger, faire le tri entre les patients actifs et inactifs, gérer les dossiers mal rangés, pour ensuite chercher les dossiers qui vont être utilisés. Une fois que ces dossiers ont été scannés et téléchargés sur une plate-forme de gestion numérique de dossiers médicaux, vous pourrez y accéder rapidement, les ranger correctement de façon systématique et récupérer de l’espace dans vos locaux.
Le nombre de patients ne cessant d’augmenter et leurs attentes ne cessant de s’intensifier, les professionnels de la santé ne peuvent pas se permettre de prendre du retard dans leur service. Si un patient consulte son médecin et souhaite, plus tard, obtenir une réponse à une question spécifique ou simplement lire son dossier médical, les démarches qui s’ensuivent peuvent se révéler être assez laborieuses. Généralement, un membre du personnel devra arrêter ce qu’il est en train de faire pour chercher le dossier, en faire une copie et la faire parvenir au patient. Avec une plate-forme de gestion numérique des dossiers médicaux, une simple recherche suffirait à retrouver le dossier qui pourrait être immédiatement envoyé au patient par e-mail. Cela libère du temps pour l’établissement de santé en charge et permet de satisfaire rapidement les attentes du patient. Tout le monde y gagne.
2. Des économies sur le long terme
Une plate-forme de gestion numérique des dossiers médicaux est un véritable investissement. L’implémentation peut être coûteuse et certains établissements ne peuvent pas se permettre ce changement immédiatement. Mais, comme avec tout investissement, les bénéfices s’en feront sentir rapidement et vous finirez par économiser bien plus que ce que cela vous a coûté initialement. Avec une telle plate-forme, vous passerez beaucoup moins de temps à gérer vos dossiers, qui seront mieux protégés, et vous récupérerez de l’espace dans vos locaux.
Les documents papier, en particulier les dossiers médicaux, contiennent des informations sensibles et confidentielles présentant un risque juridique. Il est primordial que ceux-soit fassent l’objet d’une protection. Certains établissements utilisent même des caméras de surveillance ou d’autres dispositifs de sécurité, des équipements qui coûtent cher et peuvent ralentir leur croissance. Avec une plate-forme numérique de gestion des dossiers médicaux, vous optimiserez le temps de votre personnel et réduirez les coûts incombés à la sécurité. La croissance de votre cabinet s’accélérera alors d’un coup. D’ailleurs, en parlant de sécurité…
3. Sécurité
Les documents électroniques et les systèmes sur lesquels ils sont conservés permettent d’accroître l’efficacité et la productivité des entreprises. En moyenne :
- Les entreprises traditionnelles passent six heures par semaines à la recherche de documents.
- Les employés dans les entreprises traditionnelles passent huit heures par semaine à créer des rapports pour les documents papier. Une tâche qui peut être amplement simplifiée à l’aide d’une solution numérique de gestion de documents.
La plupart du temps, il n’existe qu’une seule copie d’un même document papier, sa perte aurait donc des conséquences désastreuses et irréversibles. A l’inverse, les documents électroniques sont organisés de façon automatique et les erreurs humaines en sont dès lors réduites. Ils peuvent être sauvegardés dans différents systèmes et peuvent être chiffrés. Grâce à ces multiples sauvegardes, vous avez la garantie que, même en cas de catastrophe naturelle ou de coupure de courant imprévue, vos fichiers seront en sécurité.
Avec l’hébergement sur le cloud, les fichiers sont chiffrés et stockés sur des serveurs externes. Vous pouvez y accédez à l’aide d’identifiants uniques qui vous permettront de les déchiffrer. Ce niveau de sécurité assure que seuls les individus autorisés accèdent à vos fichiers. Cet identifiant unique vous permettra de savoir qui s’est connecté, et vous pourrez également accéder à un journal d’activités. Afin de préserver l’intégrité de vos documents, vous pouvez également les verrouiller pour empêcher toute modification ou reproduction futures. Ceci est tout simplement le meilleur niveau de sécurité que vous pourriez espérer pour vos documents. Lors de votre recherche de fournisseur de numérisation des dossiers, assurez-vous qu’il soit conforme aux meilleures pratiques et aux régulations HIPAA.
4. Précision et lisibilité
Nous avons tous moqué l’écriture illisible des médecins parfois impossible à déchiffrer. Ceci ne pose pas seulement problème aux patients qui cherchent à comprendre ce qui leur a été prescrit mais aussi pour tous les autres professionnels de la santé qui devront relire ces dossiers plus tard. Si un autre médecin ou un membre du personnel ne peut pas comprendre le contenu de ces dossiers, ils pourraient, dans le meilleur des cas, être fortement ralentis dans leurs démarches, notamment s’ils doivent demander à quelqu’un d’autre d’essayer de lire ce qui est écrit. Dans le pire des cas, cette situation pourrait mener à des erreurs médicales et des soins inappropriés pourraient être alors administrés à un patient. Le nombre de cas de poursuites judiciaires à la suite d’une erreur médicale ne cessant d’augmenter, il est préférable de vous protéger au maximum. Les dossiers médicaux électroniques tapés à l’ordinateur avec une police parfaitement lisible facilitent leur lecture pour tous ceux qui ont besoin de comprendre les informations qu’ils contiennent.
Prenez tous ces facteurs en considération et vous ne trouverez plus aucune raison de ne pas numériser vos dossiers médicaux. Vous renforcerez vos meilleures pratiques en conformité avec l’HIPAA, vous réduirez vos coûts, vous renforcerez la sécurité de vos dossiers et la précision des données, et, le plus important, vous vous faciliterez la vie ainsi que celle de vos patients. Nous avons reçu les résultats et je vous prescris une forte dose de numérisation de dossiers médicaux (à prendre à l’heure du repas).
A propos de l’auteur
Brandon est le propriétaire de Smoot Solutions, une entreprise de numérisation de documents leader du marché, basée à Lodi aux Etats-Unis. Smoot Solutions proposent des services de numérisation de documents, tels que les documents papier, y compris en grand format, la conversion en microfilm, la numérisation des livres, des journaux, etc. Auparavant, il était propriétaire et gérant d’une petite boulangerie. Un changement radical qui ne fait que renforcer son besoin de rendre les gens heureux. Dans son temps libre, Brandon aime passer du temps avec sa femme, sa fille et sa famille.
Note : ce billet de blog a été écrit par un rédacteur externe afin de varier les contenus proposés à nos lecteurs. Les opinions exprimées par l’auteur de cet article sont exclusivement les siennes et ne reflètent pas nécessairement les opinions de GlobalSign.
