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Facteurs à prendre en compte pour la création d’un espace de travail numérique

Facteurs à prendre en compte pour la création d’un espace de travail numérique

Les systèmes et les technologies numériques ont conquis les espaces de travail. Leur explosion s’explique par l’augmentation des besoins en ressources humaines de plus en plus mondialisées et diversifiées. À cette tendance s’ajoute également l’arrivée de prestataires de portage salarial international (PEO, Professional Employment Organization) bien établis qui proposent des services de recrutement à distance fiables. Les entreprises qui ont intégré les dernières technologies en ligne sont en mesure d’offrir des conditions de travail plus souples. Plus attractives, elles prennent l’avantage sur leurs concurrents dans la chasse aux meilleures recrues. En organisant intelligemment et efficacement le travail, ces entreprises sont plus performantes, malgré une présence géographiquement éclatée et une activité répartie sur plusieurs fuseaux horaires.

Pour transformer leurs opérations, les entreprises peuvent, entre autres, utiliser un espace de travail digital ou opter pour un hébergement centralisé de leurs programmes et données les plus importants. Environ 95 % des entreprises jugent indispensable de disposer d’un espace de travail numérique. Avec une demande soutenue en faveur du télétravail, de plus en plus d'entreprises choisissent d'intégrer des outils d'espace de travail numérique à leur stratégie de marketing digital. Pour en savoir plus sur l’espace de travail numérique et ses avantages potentiels pour votre entreprise, lisez la suite.

Qu'est-ce qu'un espace de travail numérique ?

Un espace de travail numérique, parfois appelé espace de travail virtuel, espace de travail en ligne, espace de travail digital ou plateforme de télétravail, est la transposition en ligne du lieu de travail physique. Selon Hackernoon, le terme anglais « Digital Workspace » existe en fait depuis 1993. Il avait commencé à prendre de l’ampleur avant même la pandémie de COVID 19. L’espace de travail numérique se définit généralement comme un espace qui centralise efficacement l’ensemble des informations, des applications et des procédures les plus importantes de l’entreprise. Conçu dans une logique intégrative et collaborative, l’espace de travail numérique offre aux collaborateurs une plateforme centralisée où trouver tous les outils dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches en tout lieu, et à partir de n’importe quel appareil. En offrant un flux continu d'informations, cet espace de travail permet aux collaborateurs de gagner en flexibilité et, par conséquent, d’améliorer leur productivité globale. 

Quel est le rôle d'un bon espace de travail numérique ?

  • Permettre aux collaborateurs en télétravail de participer sans accroc aux discussions
  • S'intégrer aux applications et solutions existantes afin d’offrir un réel gain de temps par rapport au fait de passer d'une application à l'autre
  • Permettre aux collaborateurs de télécharger (upload) et d’incorporer toutes sortes de données vers la plateforme 
  • Offrir aux utilisateurs un accès mobile pour suivre les interactions qui ont lieu dans l’environnement de travail en ligne, même lorsqu’ils sont à l’extérieur ou en déplacement

Cinq bonnes raisons de mettre en place un espace de travail digital dans votre entreprise 

1. Faciliter le télétravail
En regroupant toutes les informations, les technologies et les applications de l’entreprise sur une seule et unique plateforme, l’espace de travail numérique rend le télétravail possible. À l’époque du COVID 19, le travail à distance est devenu la nouvelle norme. Les entreprises qui ont mis en place un espace de travail numérique fiable verront la satisfaction et la productivité de leurs collaborateurs augmenter. Les sociétés pourront également faire appel à des prestataires de portage salarial et de recrutement internationaux pour les aider à dénicher les meilleurs profils destinés à alimenter leur vivier de télétravailleurs.
 
2. Instaurer une culture plus collaborative 
En facilitant l’accès de vos collaborateurs à toutes les applications nécessaires pour discuter, échanger et se coordonner entre collègues, vous instaurez une formidable culture collaborative dans votre entreprise. L’utilisation de technologies de communication intelligentes et fiables permet également de réduire le temps passé en réunion et maximise le potentiel créatif et innovant de vos collaborateurs.

3. Réduire les coûts
En permettant aux collaborateurs de travailler dans un espace en ligne (par opposition à un bureau physique), l’espace de travail numérique offre aux entreprises l’une des solutions les plus rentables. Débarrassées des frais de gestion d’un environnement de bureau physique, les entreprises disposent alors d'une réserve de budget à investir dans d’autres projets. Votre entreprise pourrait ainsi partir à la conquête d’un autre marché ou lancer un nouveau produit ou service.

4. Fédérer les équipes
En permettant à vos collaborateurs de suivre facilement l’avancement de n’importe quelle tâche ou de n’importe quel projet, ce type de plateforme fédère les personnes au sein de l’environnement de travail. Autre atout, la transparence de ces plateformes facilite le suivi et réduit considérablement les échanges de courriels entre collaborateurs. Lorsque ces derniers évoluent au même rythme et dans la même direction, ils peuvent se concentrer davantage sur les objectifs et la vision de votre entreprise.
 
5. Offrir une excellente expérience client
Avec des équipes collaboratives, compétentes et hautement productives, vos clients reçoivent le meilleur de vos recrues et des solutions proposées par votre entreprise. Résultat : une expérience client inégalée et des clients satisfaits.

Autres points à prendre en compte lorsque vous migrez votre espace de travail dans le numérique

 

Lorsque les dirigeants envisagent la transformation numérique de leur entreprise, les questions de sécurité et les menaces de cyberattaques ne doivent pas pour autant être oubliées. Or bien souvent, les entreprises s’attachent en priorité à faciliter la transition numérique pour leurs clients et collaborateurs. N’oubliez jamais qu’une fois que votre entreprise est en ligne, vous accroissez vos risques d’être piraté. 

Récapitulatif des principaux problèmes de sécurité associés aux espaces de travail numériques :

  • Protection des données personnelles et violations de données
  • Hausse des attaques par rançongiciel
  • Erreurs humaines et négligences pouvant fragiliser l’entreprise
  • Problèmes liés aux politiques de BYOD (Bring Your Own Device)
  • E-mails d’hameçonnage (phishing) fréquents

Dans ce contexte, voici quelques conseils de sécurité à garder à l'esprit pour organiser l’activité de l’entreprise :

  • Établir des connexions sûres
  • Mettre en place des protocoles d’authentification forte
  • Faire appel à des prestataires de services spécialisés dans la cybersécurité

Conclusion

L’espace de travail numérique s'attache à établir un meilleur environnement de travail en ligne. Il doit garantir un accès fluide aux technologies et systèmes qui permettront aux collaborateurs géographiquement dispersés de faire avancer les objectifs organisationnels et en termes de culture d’entreprise. Celles qui doivent encore mettre en place des stratégies d'espace de travail numérique n'exploitent pas tout le potentiel du marché en ligne.

Remarque : Ce billet de blog a été écrit par un rédacteur externe afin de varier les contenus proposés à nos lecteurs. Les opinions exprimées par l'auteur de cet article sont exclusivement les siennes et ne reflètent pas nécessairement les opinions de GlobalSign.

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