Habilitación de la firma digital para los trabajadores remotos

Para evitar la proliferación del Coronavirus, la Organización Mundial de la Salud (OMS) recomendó el distanciamiento social. En general, el mundo empresarial se ha apresurado a responder, pasando a trabajar a distancia al 100% siempre que ha sido posible. ¿Está tu organización equipada con las herramientas adecuadas que necesita para mantener el negocio en marcha? Lo más probable es que estés aprendiendo la respuesta a esa pregunta en tiempo real.

Firma de documentos a distancia

El home office, si está bien implantado, es ampliamente ventajoso para ambas partes. Aporta calidad de vida a los trabajadores y aumenta la productividad de las empresas. Las estadísticas no mienten, como se ve en esta lista recopilada por Hubspot:

• El 81% de los empleados dicen que la opción de trabajar a distancia les haría más propensos a recomendar su empresa a los candidatos y prospectos de empleo. (Owl Labs)
• El 74% de los empleados dicen que la opción de trabajar a distancia les haría menos propensos a dejar su empresa. (Owl Labs)
• El 77% de los empleados remotos dicen que son más productivos cuando trabajan desde casa. (CoSo Cloud)
• El 23% de los trabajadores remotos dicen que trabajan más horas de las que trabajarían in situ. (CoSo Cloud)

Sin embargo, el trabajo remoto también tiene sus desventajas. Aunque la mayoría de las empresas se han centrado en su transformación digital en los últimos años, muchas siguen utilizando procesos que tienen componentes manuales, impresos o presenciales. La firma de documentos es quizás el mejor ejemplo de ello.

Aunque hay ocasiones en las que una firma electrónica sería suficiente, en algunos casos -por ejemplo, en documentos críticos como contratos, formularios fiscales y facturas- se requiere una firma más segura y autenticada.

Otras razones para utilizar firmas digitales de confianza:

• Seguridad. Una firma digital confirma que los firmantes son realmente quienes dicen ser, y evita cambios retrospectivos en el documento firmado. 
• Tiempo. Firmar un documento con tinta no lleva más tiempo que firmarlo con una firma digital. Pero el tiempo que se tarda en enviar un documento firmado con tinta al destinatario puede llevar fácilmente días o semanas. Un documento firmado digitalmente puede enviarse en cuestión de minutos por correo electrónico. 
• Colaboración. En tiempos de trabajo a distancia y distanciamiento físico, es difícil reunirse para firmar documentos. Esto es especialmente complicado si varias personas tienen que firmar un contrato. La firma digital permite una rápida respuesta sin necesidad de reunirse en persona.
• El medio ambiente. Piensa en todas las hojas de papel y en las emisiones de carbono que se pueden ahorrar. Las firmas digitales son la alternativa ecológica a las firmas con tinta húmeda.  
• Cumplimiento legal. Las firmas digitales son legalmente admisibles y equivalentes a las firmas de tinta. 

Llegados a este punto, probablemente te estés dando cuenta de que la firma digital mejoraría drásticamente tu vida laboral a distancia, así que la única pregunta es: "¿Cómo empiezo?"

Cómo implementar las firmas digitales en tu organización

Dependiendo del tamaño de tu empresa y de la rapidez con la que desee poner en marcha tu equipo y firmar los documentos, existen algunas opciones diferentes sobre cómo proceder.  

1) Implementaciones basados en tokens
En situaciones en las que necesita una solución a corto plazo para habilitar las firmas digitales en tu organización o si tiene un tamaño de despliegue menor, los tokens son el camino a seguir. Las implementaciones basadas en tokensson ideales para las necesidades de firma de menor volumen, ya que la logística de hacerlos llegar físicamente a una plantilla distribuida puede suponer algunos pasos adicionales dado el entorno global actual. Las credenciales de firma individuales (por ejemplo, John Smith) o a nivel de departamento (por ejemplo, Contabilidad) se almacenan en un token USB portátil, conforme a la Norma Federal de Procesamiento de la Información (FIPS), para que permanezcan en posesión exclusiva del firmante (un componente crítico de muchas normativas). La buena noticia es que, una vez que los empleados reciben sus tokens, tienen todo lo que necesitan para empezar a firmar documentos. 

2)Servicio de firma digital basado en la nube
Para una solución a largo plazo diseñada para escalar, el Servicio de Firma Digital (DSS) de GlobalSign facilita la firma de documentos en toda la empresa (de verdad). El DSS está basado en la nube, lo que significa que no es necesario gestionar ningún hardware físico ni crear integraciones personalizadas. Puedes optar por utilizar la API REST para integrarlo sin problemas con tus sistemas y/o software existentes, o implementar DSS junto con una aplicación de flujo de trabajo existente, como Adobe Acrobat Sign. Para ver el DSS en acción, mira nuestro vídeo Cómo firmar un PDF en Adobe Acrobat DC.

Independientemente de la situación única de tu empresa, en GlobalSign nuestro papel es garantizar que puedas proporcionar a tu personal una experiencia de firma digital sin problemas dondequiera que esté, todo ello manteniendo la información encriptada de forma segura.

Cómo podemos ayudarle:

• Proporcionando firmas digitales basadas en la infraestructura de clave pública (PKI) para ofrecer una mayor garantía
• Aumentando la seguridad y la confianza en línea mediante la provisión de identidades sólidas
• Gestionando los riesgos relacionados con los certificados (cifrado débil, algoritmos obsoletos, caducidades, etc.)
• Cumpliendo los requisitos de muchas normativas nacionales y específicas del sector relativas a la aceptación legal de las firmas electrónicas en lugar de las de tinta húmeda, por ejemplo:
  • US ESIGN (firmas electrónicas en el comercio global y nacional)
  • FDA CFR 21 Parte 11
  • US UETA (Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes)
  • Sellos profesionales de ingeniería (PE) de los Estados Unidos
  • Ley Modelo de Firma Electrónica de la ONU
  • Sarbanes-Oxley (SOX)
  • eIDAS (firmas electrónicas avanzadas y cualificadas, sellos electrónicos) )
  • HIPAA

Sabemos que este proceso de creación de un entorno de trabajo remoto seguro y productivo puede parecer una tarea imposible, a la que tu empresa no se ha enfrentado antes. Pero el uso de un token, un HSM o un servicio de firma en la nube como el Digital Signing Service ayudará a crear una nueva normalidad para ti y tu empresa.

Pónte en contacto con nosotros hoy mismo para que podamos informarte sobre nuestras soluciones de firma de documentos y ayudarte a que esta desconocida transición de la oficina a la cuarentena sea lo más cómoda y segura posible.